Spesialis hibah mengawasi proses pengajuan hibah yang menawarkan peluang pendanaan yang relevan dengan organisasi tempat spesialis bekerja. Banyak spesialis hibah adalah pegawai negeri, mewakili organisasi seperti sekolah, kota, dan lembaga pemerintah. Orang lain mungkin bekerja untuk organisasi swasta yang sangat bergantung pada dana hibah, seperti organisasi nirlaba. Tidak ada persyaratan khusus untuk menjadi spesialis hibah, meskipun gelar sarjana biasanya lebih disukai dan banyak perusahaan tidak akan mempekerjakan orang tanpa pengalaman.
Spesialis hibah bertanggung jawab untuk mengidentifikasi hibah yang berpotensi berlaku untuk organisasi tempat spesialis bekerja, menggunakan sumber daya seperti daftar hibah dan database otomatis. Spesialis memeriksa syarat dan ketentuan hibah individu untuk mengonfirmasi bahwa organisasi memenuhi syarat, dan kemudian mengajukan aplikasi hibah. Aplikasi hibah biasanya memerlukan dokumen yang luas dan dokumentasi pendukung, dan kemampuan untuk mengisi aplikasi secara akurat dan detail merupakan keterampilan yang penting.
Spesialis hibah biasanya mengerjakan beberapa hibah sekaligus. Beberapa mungkin dalam tahap yang sangat awal, sementara yang lain mungkin lebih jauh dalam proses aplikasi. Jika hibah disetujui, spesialis hibah memastikan persyaratan hibah terpenuhi, memberikan informasi pelaporan dan pengungkapan kepada lembaga atau organisasi pemberi jika diminta, dan memenuhi persyaratan lainnya. Misalnya, mungkin perlu untuk mendokumentasikan bagaimana uang itu digunakan untuk melanjutkan kualifikasi pendanaan hibah.
Banyak spesialis hibah memiliki gelar di bidang-bidang seperti komunikasi dan administrasi bisnis. Pakar hibah harus mampu mengatur beberapa aplikasi, berjejaring dengan berbagai orang dalam proses mengidentifikasi kebutuhan pendanaan dan memenuhinya melalui penggunaan hibah, dan mampu berkomunikasi dengan jelas dalam aplikasi mereka. Jenis pekerjaan ini juga memerlukan keterampilan orang, karena mungkin diperlukan untuk berinteraksi secara pribadi dengan sumber dana hibah dan spesialis hibah yang ramah dan ramah lebih mungkin memenangkan persaingan sengit untuk mendapatkan uang hibah.
Orang biasanya memulai karir sebagai spesialis hibah dengan bekerja di kantor spesialis yang dapat memberikan pendampingan, pelatihan, dan paparan terhadap aplikasi hibah dan proses pengarsipan. Seiring waktu, staf kantor dapat mencapai lebih banyak kemandirian, sampai akhirnya mereka mengajukan hibah sepenuhnya sendiri. Setelah kompetensi tingkat tinggi tercapai, orang dapat menjajaki kemungkinan melamar posisi peringkat yang lebih tinggi di kantor, atau mencari pekerjaan di tempat lain, dengan organisasi lain yang membutuhkan layanan spesialis hibah.