Negosiator kontrak bekerja untuk mencapai kesepakatan di antara semua pihak dalam kontrak. Ini dapat mencakup harga atau biaya negosiasi, jika faktor-faktor tersebut merupakan bagian dari negosiasi. Ini juga dapat mencakup istilah-istilah seperti jadwal pengiriman, mediasi, dan keterpisahan. Negosiator kontrak dapat menjadi pihak netral yang satu-satunya tujuannya adalah untuk mencapai konsensus. Dia mungkin juga secara khusus mewakili satu atau lebih pihak dan terutama tertarik untuk menegosiasikan kontrak yang menguntungkan mereka.
Perusahaan yang memproses banyak kontrak mungkin memiliki negosiator kontrak internal. Perusahaan lain mungkin mempekerjakan profesional. Dalam banyak kasus, negosiator tersebut adalah pengacara atau memiliki sejumlah pelatihan atau pengalaman hukum. Beberapa badan pengatur menawarkan sertifikat dan sertifikasi dalam negosiasi.
Ketika seorang negosiator kontrak tidak mewakili satu atau lebih pihak tertentu, dia harus bersikap netral. Hal ini memungkinkan tinjauan yang adil terhadap persyaratan dan memberikan kesempatan untuk menyarankan kompromi yang berhasil bagi semua pihak. Dalam beberapa kasus, netralitas seperti itu diperlukan, dan pelanggaran aturan netralitas, biasanya dalam bentuk pembayaran moneter atau imbalan lain oleh satu pihak, dapat dihukum oleh hukum.
Namun, dalam banyak situasi, pihak tertentu mempekerjakan negosiator kontrak. Tugasnya adalah melindungi kepentingan pihak tersebut dengan “memenangkan” sebanyak mungkin poin negosiasi. Poin-poin ini dapat berkisar dari menyerang seluruh persyaratan kontrak hingga memodifikasi kata-kata hingga mengubah tingkat pembayaran atau garis waktu pengiriman.
Para pihak dalam kontrak sering mengklasifikasikan poin negosiasi berdasarkan kepentingannya, dan negosiator kontrak perlu memahami poin mana yang kritis dan mana yang dapat melibatkan kompromi. Seringkali, seorang negosiator kontrak mengorbankan satu atau lebih poin “yang bagus untuk dimiliki” untuk memenangkan poin yang “harus dimiliki”. Misalnya, pembeli mungkin lebih menyukai pengurangan biaya, jangka waktu pembayaran yang lebih lama, dan garis waktu yang lebih cepat, tetapi faktor yang paling penting mungkin adalah garis waktu karena komitmen lain. Negosiator mungkin meminta ketiga poin tetapi setuju untuk membiarkan biaya dan persyaratan pembayaran berlaku sebagai ganti batas waktu yang dikurangi.
Sebagian besar waktu negosiator kontrak dihabiskan dalam rapat. Ini mungkin pertemuan pribadi dengan kliennya sendiri atau pertemuan multipartai di mana dia mewakili klien. Dia mungkin juga menghadiri sesi negosiasi multipartai dengan klien.
Selain itu, negosiator menghabiskan sejumlah waktu untuk mendokumentasikan kesepakatan dan konsesi. Ini mungkin terjadi melalui email tetapi mungkin juga melibatkan surat fisik. Dokumentasi kesepakatan sangat penting dalam kasus perselisihan dalam pertemuan lebih lanjut, sehingga negosiator umumnya mencatat informasi yang sangat spesifik tentang setiap diskusi serta waktu dan tanggal.