Seorang manajer pembelian senior mengawasi proses pengadaan perusahaan. Dia menetapkan kebijakan dan prosedur di mana staf dapat membeli barang dan jasa dari vendor resmi. Sebagai manajer senior, ia bertanggung jawab atas kelancaran operasi akuisisi barang dan jasa perusahaan yang diperlukan untuk beroperasi, termasuk perencanaan proses, tender tender, pemberian kontrak, dan evaluasi.
Pengadaan adalah formalisasi proses pembelian organisasi. Alih-alih mengizinkan staf untuk melakukan pembelian dari berbagai sumber atas kebijakan mereka sendiri, perusahaan menciptakan kumpulan vendor resmi dari mana staf dapat melakukan pembelian. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menegosiasikan harga terbaik, menetapkan tingkat kualitas yang konsisten dan mencegah konflik kepentingan. Selanjutnya, pengadaan merampingkan pembelian, karena vendor resmi ditempatkan ke dalam database perusahaan dan dikelola secara terpusat.
Departemen pembelian atau pengadaan perusahaan biasanya dipimpin oleh manajer pembelian senior yang mengawasi staf agen atau manajer pembelian. Manajer senior ini bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan dan prosedur pembelian perusahaan, yang biasanya dikodifikasikan dalam manual perusahaan. Dia diharapkan untuk terus mengikuti praktik terbaik di bidang pengadaan dan menerapkan standar tersebut dalam sistem pembelian perusahaan. Manajer pembelian senior juga sering menangani pelatihan staf departemen pembelian dan pendidikan staf reguler tentang prosedur pembelian yang benar.
Secara fungsional, manajer pembelian senior dan stafnya bertanggung jawab untuk mengembangkan sumber pasokan dalam menanggapi kebutuhan bisnis. Dia harus membuat sistem untuk mengidentifikasi kebutuhan pembelian perusahaan secara berkelanjutan, dan kemudian meneliti pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Proses mengidentifikasi sumber pembelian baru berlanjut bahkan setelah vendor dipilih. Ada juga kemungkinan bahwa vendor baru dapat menawarkan harga yang lebih baik atau barang dagangan dengan kualitas yang lebih tinggi, sehingga manajer pembelian senior harus tetap mengetahui opsi terbaru.
Manajer pembelian senior juga mengawasi seluruh alur kerja pengadaan. Ini termasuk perencanaan pembelian, membuat perincian kebutuhan pembelian perusahaan tersedia bagi vendor untuk penawaran dan pemberian kontrak. Manajer senior kemungkinan akan secara pribadi terlibat dalam negosiasi untuk memperkuat persyaratan kontrak, memastikan bahwa perusahaan menerima harga terbaik.
Di bagian belakang, manajer pembelian di tingkat senior cenderung terlibat dengan evaluasi vendor setelah kontrak diberikan. Manajer pembelian senior memastikan bahwa vendor yang disetujui mematuhi ketentuan biaya, jadwal pengiriman, dan standar kualitas yang ditentukan dalam kontrak. Dia memantau kepuasan staf dengan vendor yang disetujui dan mengembangkan sistem penilaian sehingga ada mekanisme kuantitatif untuk mengevaluasi kinerja ketika kontrak vendor muncul untuk pembaruan.