Manajer imbalan kerja bertanggung jawab untuk mengelola administrasi keseluruhan rencana imbalan kerja organisasi. Manajer tunjangan karyawan mendapatkan rencana terbaik dari penyedia asuransi dengan harga paling kompetitif, mengomunikasikan manfaat dan biayanya masing-masing kepada karyawan, dan mengawasi penyerahan formulir klaim karyawan kepada penyedia asuransi. Dalam organisasi yang tidak memiliki manajer tunjangan karyawan, tanggung jawab ini biasanya ditangani oleh sumber daya manusia atau administrasi kantor.
Langkah pertama yang diambil manajer tunjangan karyawan dalam menyiapkan rencana kesehatan perusahaan melibatkan pengadaan rencana yang sesuai dengan mayoritas karyawan dengan harga terbaik. Ini memerlukan menghubungi berbagai perusahaan asuransi untuk mengetahui paket apa yang mereka tawarkan dan berapa tarifnya. Untuk sebagian besar organisasi, perusahaan asuransi yang ideal menawarkan paket fleksibel yang dapat disesuaikan dengan karyawan seluas mungkin dan dengan biaya terendah. Setelah penyedia asuransi dipilih, manajer imbalan kerja akan menjalin hubungan dengan orang yang dapat dihubungi yang dipekerjakan oleh perusahaan asuransi, seperti perwakilan program atau tenaga penjualan perusahaan.
Manajer imbalan kerja bertanggung jawab untuk mengomunikasikan secara jelas rincian program imbalan kerja kepada semua karyawan yang memenuhi syarat. Rincian ini meliputi: apa yang tercakup dalam paket, biaya, dan opsi pembayaran. Dengan banyak program tunjangan karyawan, biaya pertanggungan dipotong langsung dari cek gaji karyawan. Manajer tunjangan karyawan juga menjadi penghubung antara karyawan dan perusahaan asuransi untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki karyawan, seperti apakah mereka dapat memilih keluar dari program jika mereka sudah ditanggung oleh program pasangan.
Manajer tunjangan karyawan memberi karyawan materi seperti buku pegangan tunjangan yang menguraikan tunjangan mereka, serta kartu tunjangan yang dapat mereka berikan kepada praktisi kesehatan pada saat pembelian jika rencana mereka berjalan dengan pembayaran bersama daripada penggantian. Rencana tunjangan karyawan yang beroperasi dengan penggantian biasanya berarti bahwa manajer tunjangan karyawan harus mengawasi banyak dokumen bolak-balik dari karyawan ke perusahaan asuransi. Manajer tunjangan karyawan biasanya memeriksa klaim sebelum diajukan untuk memastikan kuitansi asli dilampirkan dan semua informasi yang diperlukan diberikan pada formulir, termasuk nomor ID rencana kesehatan karyawan, nomor jaminan sosial, dan tanda tangan.