Seorang manajer kontrak menangani administrasi perjanjian tertulis antara perusahaan dan vendor. Manajer dapat bekerja di kedua sisi kontrak. Posisi ini digunakan di banyak industri yang berbeda, termasuk perusahaan nirlaba, organisasi nirlaba, dan lembaga pemerintah, sehingga tugas dan ruang lingkup pekerjaan dapat bervariasi. Umumnya, manajer kontrak bertanggung jawab atas pelaksanaan kontrak dan komunikasi berkelanjutan dengan pihak lain. Tugas khusus dapat mencakup pemeliharaan file, pelaporan keuangan, dan pemantauan kemajuan persyaratan kontrak.
Banyak jenis bisnis dan organisasi yang berbeda mempekerjakan perusahaan luar untuk menyelesaikan pekerjaan yang tidak dapat dilakukan di dalam perusahaan. Perusahaan-perusahaan ini dikontrak sebagai vendor pihak ketiga dan setuju untuk melaksanakan persyaratan perjanjian tertulis. Biasanya, perjanjian tertulis ini mencakup jangka waktu yang signifikan, terkadang beberapa tahun, dan membentuk dasar dari hubungan berkelanjutan yang harus dikelola dengan cermat untuk memastikan bahwa kedua belah pihak menerima apa yang dijanjikan berdasarkan kontrak. Hubungan tersebut juga harus dikelola untuk memastikan proyek tetap berada dalam parameter kontrak dan perubahan personel tidak mengganggu operasi.
Selanjutnya, setiap kontrak berbeda. Tidak ada satu kontrak vendor standar yang memiliki persyaratan yang sama terlepas dari pihak yang terlibat. Manajer kontrak mengelola setiap kontrak sebagai hubungan unik dengan persyaratan dan parameternya sendiri. Biasanya, dia ditugaskan untuk bernegosiasi setelah persyaratan disetujui dan pada awalnya bertanggung jawab untuk membuat semua dokumen ditandatangani dan dikirimkan. Setelah kontrak beroperasi, ia menjabat sebagai orang yang ditunjuk untuk administrasi sampai kontrak berakhir.
Administrasi kontrak dapat mencakup banyak tugas khusus, tergantung pada sifat perikatan. Manajer kontrak bertanggung jawab atas komunikasi antara para pihak, termasuk pembaruan status yang melacak kemajuan menuju tujuan. Dalam banyak kasus, ia dapat bertindak sebagai pejabat kepatuhan utama untuk kontrak tersebut, melakukan kunjungan ke lokasi dan melakukan pemeriksaan langsung untuk memastikan tidak ada hal yang tidak biasa yang terjadi. Paling sering, manajer kontrak bertanggung jawab atas anggaran pengeluaran, melacak pengeluaran, mengumpulkan tanda terima dan berhubungan dengan departemen keuangan untuk membuat laporan keuangan.
Manajer kontrak juga menangani penyimpangan kontrak dan mengelola perubahan. Jika vendor mengalami pergantian personel kunci atau modifikasi anggaran perlu melalui jalur persetujuan, manajer kontrak menangani hal-hal khusus agar proyek tetap berjalan lancar. Biasanya, dia bertanggung jawab atas pelaporan kontrak berkala yang menyajikan status pekerjaan yang dilakukan berdasarkan kontrak kepada pemangku kepentingan.