Manajer hibah bekerja untuk berbagai organisasi termasuk organisasi nirlaba, lembaga layanan sosial, dan lembaga pendidikan. Tanggung jawab biasa dari peran tersebut meliputi perencanaan dan pelaksanaan program hibah, melakukan penelitian hibah, menulis proposal hibah, menyiapkan aplikasi hibah, mengaudit kepatuhan hibah dan, menyiapkan dan menerbitkan laporan hibah. Dalam kebanyakan kasus, manajer hibah akan melapor ke beberapa jenis direktur, seperti direktur pusat di lembaga layanan sosial. Namun, bagian terbesar dari pekerjaan itu termasuk mengidentifikasi hibah potensial yang paling berguna bagi misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Komunikasi dengan organisasi pemberi hibah juga merupakan tugas utama yang berada di bawah lingkup manajer hibah.
Pertama dan terpenting, manajer hibah perlu meneliti hibah yang tersedia dan secara akurat mengidentifikasi hibah yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi. Penelitian hibah yang tersedia dan penerapannya pada misi organisasi memerlukan metodologi yang efisien dan proses analitis. Menyeimbangkan kedua persyaratan ini secara efektif sering kali menentukan keberhasilan dalam posisi tersebut. Setelah hibah diidentifikasi, manajer hibah perlu mengajukan aplikasi yang secara efektif menunjukkan bahwa organisasi berada dalam posisi untuk menggunakan hibah dengan bijak dan mempengaruhi perubahan yang ingin dipengaruhi oleh hibah. Selain itu, dalam kasus lain di mana hibah tidak tersedia, proposal hibah yang tidak hanya mengidentifikasi kebutuhan tetapi juga mengartikulasikan rencana yang akan dibantu oleh hibah harus dikembangkan.
Setelah hibah diberikan, manajer hibah bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap spesifikasi dan persyaratan hibah. Pemberian hibah biasanya dilakukan berdasarkan penggunaan khusus untuk dana yang diberikan serta pencapaian yang diharapkan dalam program yang didanai. Jatuh ke manajer hibah, tanggung jawab ini memerlukan komunikasi spesifikasi, persyaratan, dan pencapaian tersebut, selain menindaklanjuti secara berkala untuk memastikan kepatuhan. Mengkomunikasikan kemajuan melalui pertemuan langsung dan laporan hibah adalah bagian dari proses ini. Seringkali ini dicapai melalui kunjungan lapangan dari organisasi pemberi penghargaan, selain laporan yang disiapkan yang mungkin berfokus pada masalah anggaran dan mendokumentasikan kemajuan.
Selanjutnya, satu set laporan hibah terpisah merupakan persyaratan untuk akuntabilitas internal. Laporan semacam itu biasanya disiapkan untuk merinci setiap hibah secara individual maupun semua hibah secara kolektif. Setelah itu, laporan-laporan ini diserahkan kepada supervisor manajer hibah, seringkali disertai dengan presentasi yang merinci setiap laporan yang diserahkan. Penerbitan laporan semacam itu mengharuskan manajer hibah untuk menunjukkan secara efektif bahwa dia menangani tugas yang diperlukan secara bertanggung jawab.