Manajer acara biasanya terlibat dalam perencanaan dan pengawasan acara seperti pesta, resepsi, dan konvensi. Bergantung pada situasi pekerjaan manajer acara, ia dapat bekerja atas nama vendor, seperti hotel atau tempat lain di mana acara sering diadakan, atau mungkin bekerja secara independen dari vendor tertentu. Jumlah tanggung jawab yang ditanggung oleh manajer acara bervariasi, tetapi dalam banyak kasus mereka memikul tanggung jawab utama untuk logistik acara dan koordinasi semua vendor yang akan berkontribusi pada acara tersebut.
Sementara banyak orang dapat merencanakan pesta kecil dan kumpul-kumpul sosial di rumah mereka sendiri, mengoordinasikan acara yang lebih besar, terutama ketika beberapa penyedia barang dan jasa pihak ketiga terlibat, dapat menjadi tantangan yang signifikan. Manajer acara yang baik dapat bekerja dengan tuan rumah atau nyonya rumah untuk mendapatkan pemahaman tentang visinya untuk acara tersebut, mengevaluasi anggaran dan sumber daya yang sudah tersedia, dan kemudian memilih vendor yang sesuai dengan acara tersebut. Pada hari acara, manajer acara biasanya bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang dan jasa dikirimkan seperti yang dijanjikan dan acara berjalan dengan lancar.
Jika seorang manajer acara bekerja untuk ruang perjamuan, hotel, atau tempat lain, perannya mungkin sedikit berbeda dari manajer acara independen. Banyak tempat acara memiliki kebijakan ketat mengenai penggunaan vendor luar, jadi perencana acara di tempat tersebut terutama akan bertindak sebagai penghubung antara individu atau organisasi yang ingin menyelenggarakan acara dan vendor properti atau vendor internal yang disetujui. Perencana acara dapat memberi tahu kliennya tentang layanan yang sesuai yang dibutuhkan untuk acara tersebut, seperti katering, bunga, atau bahkan lantai dansa dan DJ. Dia juga akan memastikan bahwa ruang venue diatur dengan tepat untuk acara tersebut dan bahwa katering dan vendor lain serta staf pendukung melakukan tugas mereka sesuai kebutuhan.
Manajer acara independen, di sisi lain, dapat dikenakan tanggung jawab yang lebih besar. Manajer acara mungkin bertanggung jawab untuk menemukan tempat dan kemudian menegosiasikan biaya sewa ruang dan fasilitasnya. Jika tempat mengizinkan vendor pihak ketiga, seperti katering dan toko bunga, perencana acara mungkin juga bertanggung jawab untuk memesan makanan dan dekorasi untuk ruang acara. Seperti tipe manajer acara lainnya, dia juga akan bertanggung jawab untuk koordinasi di tempat pada hari acara.