Koordinator rapat biasanya memfasilitasi rapat dan mengatur jadwal perusahaan. Ada banyak bagian potensial dari pekerjaan koordinator pertemuan atau konferensi, tetapi kebanyakan dari mereka berkaitan dengan memfasilitasi pertemuan antara anggota perusahaan atau pihak lain. Umumnya, koordinator rapat adalah perencana tingkat tinggi yang berspesialisasi dalam logistik semua jenis rapat, mulai dari rapat internal yang dijadwalkan secara rutin hingga konferensi besar.
Satu area umum tanggung jawab untuk koordinator pertemuan mungkin melibatkan tugas akuntansi pertemuan atau konferensi. Para profesional ini mungkin memperkirakan biaya rapat, konferensi, atau acara, dengan menyediakan biaya item baris untuk dianggarkan ke dalam total anggaran bisnis. Perkiraan biaya dan pembelian adalah bagian dari apa yang mungkin dilakukan koordinator pertemuan untuk memfasilitasi acara.
Aspek lain dari rapat koordinasi adalah mempertahankan peran kehadiran. Koordinator rapat dapat memesan tempat dalam rapat atau menerima pembatalan, mempertahankan daftar terbaru tentang siapa yang akan menghadiri acara perusahaan tertentu. Para profesional ini juga dapat menangani berbagai konflik pemesanan atau masalah penjadwalan.
Banyak koordinator pertemuan atau konferensi bekerja sama dengan eksekutif perusahaan. Mereka mungkin mengerjakan acara yang terjadi di dalam departemen, acara yang terjadi antar departemen, atau acara di mana eksekutif perusahaan berjejaring dengan pihak luar. Dalam semua kasus ini, koordinator rapat akan bekerja dalam peran administratif untuk memastikan bahwa rapat dan acara lainnya berjalan lancar.
Selain merencanakan pertemuan, konferensi, dan acara yang sebenarnya, koordinator pertemuan mungkin menjadwalkan pertemuan sebelum atau sesudah acara untuk mendapatkan lebih banyak masukan tentang apa yang dibutuhkan. Ini dapat mencakup pengumpulan staf berpengalaman yang dapat memberikan umpan balik tentang suatu peristiwa sebelum terjadi, serta mengadakan pertemuan pasca-acara untuk memberi penjelasan singkat kepada para pemimpin departemen atau eksekutif tentang apa yang terjadi pada suatu rapat atau acara.
Koordinator pertemuan atau konferensi mungkin juga bekerja sama dengan staf pemeliharaan fasilitas untuk memastikan bahwa tempat acara diadakan dalam kondisi yang rapi. Masalah kesehatan dan keselamatan juga dapat dievaluasi sebelum acara. Koordinator rapat mungkin juga melihat berbagai jenis asuransi yang mungkin diperlukan untuk acara perusahaan besar, atau bahkan untuk rapat internal. Semua ini hanyalah bagian dari apa yang mungkin perlu dikejar oleh perencana pertemuan tingkat tinggi di bawah judul umum logistik dan perencanaan.