Koordinator penjualan acara biasanya disewa untuk mengatur penjualan tiket untuk acara khusus atau untuk mengelola proses penjualan untuk bisnis yang mengadakan acara secara teratur. Dalam kedua kasus tersebut, koordinator penjualan acara merupakan bagian integral dari kesuksesan finansial acara dan biasanya harus memenuhi tujuan penjualan tertentu. Administrasi dan layanan pelanggan juga merupakan bagian besar dari pekerjaan.
Acara khusus memiliki struktur keuangan yang mengandalkan penjualan tiket. Tidak hanya tiket yang perlu dijual, mereka biasanya harus dijual sebelum acara. Acara biasanya mengandalkan penjualan tiket di muka untuk menyediakan arus kas, sehingga penyelenggara acara dapat membayar di muka untuk sumber daya guna menyukseskan acara. Orang yang mengoordinasikan penjualan tiket dianggap sebagai salah satu staf terpenting dalam kru penyelenggara.
Dengan acara khusus satu kali, koordinator penjualan acara biasanya bertanggung jawab untuk merancang rencana penjualan tiket. Rencana ini merinci bagaimana proses permintaan penjualan akan bekerja, bagaimana melibatkan pihak-pihak yang terlibat dan prospek pasar baru, dan waktu arus kas masuk yang diantisipasi. Koordinator juga harus mengawasi proses administrasi seputar pengumpulan uang, pencatatan penjualan dan pemberian bukti pembelian.
Administrasi proses penjualan dapat melibatkan pengaturan berbagai metode pembayaran, memastikan bahwa pembayaran dapat dilakukan melalui Internet dan memproses pembayaran dalam sistem manajemen tamu elektronik. Acara biasanya memiliki tingkat partisipasi yang biaya jumlah yang berbeda. Untuk sebuah acara, salah satu hal terpenting yang harus dipastikan setelah mempromosikan penjualan tiket adalah orang yang telah membayar dapat diidentifikasi dengan baik pada tingkat partisipasi yang sesuai pada hari acara. Semua ini biasanya berada di bawah deskripsi pekerjaan koordinator penjualan acara.
Koordinator penjualan juga harus memberikan layanan pelanggan yang sempurna dan mengelola bagian belakang acara. Dia harus memastikan bahwa para hadirin yang pergi siap untuk mendaftar ke acara tersebut lagi pada tahun berikutnya, jika itu berlanjut setiap tahun. Koordinator penjualan acara merekonsiliasi dokumen, melaporkan angka penjualan akhir dan mempersiapkan upaya penjualan tahun depan, jika berlaku.
Jenis lain dari skenario acara yang mempekerjakan koordinator penjualan adalah departemen katering restoran atau aula. Tempat-tempat semacam ini melayani kelompok-kelompok yang memesan layanan untuk acara-acara khusus. Dalam skenario ini, koordinator penjualan acara selalu sibuk dengan grup baru, bukan dengan acara khusus satu kali. Dia bertanggung jawab untuk memesan grup dan mengelola penjualan makanan dan minuman saat mereka tiba. Koordinator memastikan bahwa makanan yang dimakan ditagihkan dengan benar kepada pelanggan dan mencocokkan acara dengan pemasukan uang tunai di penghujung hari.