Peran keseluruhan dari koordinator pembelian adalah untuk membeli produk dan layanan untuk perusahaan atau organisasinya. Ini dapat mencakup mengidentifikasi dan meneliti calon pemasok, menyiapkan permintaan proposal (RFP) untuk pemasok, meninjau proposal dan menegosiasikan harga dan persyaratan. Koordinator pembelian menerima permintaan untuk produk atau layanan tertentu yang dibutuhkan dalam organisasi dan kemudian mendapatkan penawaran harga untuk produk atau layanan tersebut. Mereka menyiapkan dan menempatkan pesanan pembelian dengan pemasok dan melacak pesanan untuk memastikan bahwa pesanan telah diterima.
Menerima produk dan layanan tepat waktu sangat penting bagi organisasi, terutama produsen yang mengandalkan pemasok untuk mengirimkan suku cadang sehingga mereka dapat membangun produk mereka sendiri. Koordinator pembelian harus memastikan bahwa pemasok mengirimkan tepat waktu dan menyelesaikan masalah dengan pemasok ketika pengiriman terlambat. Koordinator pembelian juga menyelesaikan masalah saat pesanan pembelian diterima dengan barang rusak, produk inferior, atau masalah lainnya. Bekerja dalam peran ini terkadang dapat melibatkan sejumlah besar perjalanan ke lokasi pemasok, terutama saat meneliti pemasok dan menegosiasikan kontrak. Koordinator pembelian sering diharapkan membantu mengurangi biaya untuk organisasi mereka dengan menegosiasikan kontrak dan harga yang lebih baik dengan pemasok.
Koordinator pembelian mungkin membeli produk dan layanan untuk digunakan oleh organisasi mereka sendiri, atau mereka mungkin membeli produk grosir atau eceran untuk dijual kembali. Koordinator pembelian yang bekerja untuk organisasi besar dengan banyak karyawan pembelian mungkin bertanggung jawab atas area pembelian tertentu, seperti mengembangkan RFP atau menempatkan pesanan. Dalam organisasi yang lebih kecil, koordinator pembelian mungkin bertanggung jawab atas semua aspek proses pembelian. Dalam organisasi yang sangat kecil, fungsi pembelian mungkin merupakan satu peran di antara beberapa peran yang dipegang oleh orang yang sama.
Mengelola inventaris untuk perusahaan atau organisasi dapat menjadi bagian lain dari pekerjaan koordinator pembelian, yang mungkin melibatkan penggunaan database komputer untuk melacak tingkat inventaris. Memperkirakan kapan dan berapa banyak yang harus dibeli dapat menjadi bagian dari pengelolaan tingkat inventaris. Koordinator pembelian juga membuat laporan status dan presentasi terkait pembelian. Mereka mungkin juga ditugaskan untuk mencari cara untuk meningkatkan proses dan prosedur pembelian. Mendokumentasikan proses dan prosedur juga dapat menjadi bagian dari peran koordinator pembelian.
Koordinator pembelian kadang-kadang disebut agen pembelian, pembeli atau gelar serupa lainnya. Menjadi seorang koordinator pembelian dapat memerlukan di mana saja dari ijazah sekolah menengah hingga gelar sarjana, tergantung pada persyaratan pemberi kerja. Keterampilan komunikasi yang baik untuk menegosiasikan kontrak, kemampuan analitis yang kuat untuk memilih pemasok dan meninjau persyaratan kontrak dan kemampuan pengambilan keputusan yang kuat adalah kualitas penting bagi koordinator pembelian. Menjadi nyaman bekerja dengan angka dan memiliki keterampilan komputer yang baik juga membantu.