Fasilitator pertemuan dapat mengisi berbagai peran, tergantung pada jenis pertemuan. Misalnya, dia mungkin bertanggung jawab untuk mencatat notulen dan memastikan bahwa pidato, diskusi, atau presentasi dilakukan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Beberapa pertemuan mungkin membahas topik yang kontroversial atau emosional, jadi fasilitator mungkin bertindak lebih sebagai moderator pertemuan dalam kasus ini. Tanggung jawab tipikal lainnya dari seorang fasilitator pertemuan adalah menjaga agar dialog tetap relevan dengan menjeda atau mengubah arah ketika percakapan keluar jalur. Umumnya, ia membantu dan membimbing proses tanpa berusaha mempengaruhi hasil.
Organisasi merencanakan pertemuan karena berbagai alasan. Itu adalah prosedur standar untuk banyak jenis bisnis, sementara yang lain mungkin lebih jarang mengadakan pertemuan. Jenis pertemuan dapat berkisar dari pertemuan staf mingguan hingga retret perusahaan yang berlangsung selama beberapa hari. Rapat dapat dilakukan di kantor, di luar lokasi, dan bahkan online. Fasilitator pertemuan mungkin seorang karyawan, seperti anggota staf administrasi, atau dia mungkin konsultan luar yang disewa khusus untuk mengatur dan melakukan pertemuan.
Sebelum pertemuan, fasilitator pertemuan biasanya akan mempersiapkan diri dengan mengidentifikasi dan meneliti isu-isu terkait. Dia mungkin membuat agenda dan berkomunikasi dengan peserta rapat, memberi tahu mereka tentang detailnya dan memberikan informasi lanjutan, seperti topik untuk diskusi. Seringkali, fasilitator mengurus detail logistik seperti menyiapkan lokasi pertemuan dengan kebutuhan seperti furnitur, perlengkapan, dan minuman.
Sering disebut moderator, fasilitator pertemuan mungkin memiliki daftar masalah atau pertanyaan diskusi. Dia biasanya memulai dialog dan mungkin mengatur waktu, mengalihkan topik untuk memajukan diskusi bila perlu. Seringkali, dia tidak memiliki kepentingan dalam hasil tetapi bertindak sebagai agen organisasi yang tidak memihak. Dia mungkin berpartisipasi dengan mendorong diskusi dan membantu individu tertentu berkontribusi. Selain membuat catatan pribadi, dia mungkin juga menggunakan papan besar atau alat bantu visual lainnya untuk melengkapi diskusi dan memperluas ide.
Fasilitator pertemuan juga sering bertindak sebagai perekam pertemuan. Dia mungkin atau mungkin tidak berpartisipasi dalam dialog, tetapi fungsi utamanya adalah untuk merekam menit. Ini biasanya dilakukan dengan menulis atau mengetiknya dengan tangan, atau dengan menggunakan alat perekam. Kemudian, perekam mungkin menyalin catatan dan mendistribusikan notulen rapat atau laporan.
Salah satu ciri fasilitator pertemuan yang baik adalah kemampuannya untuk tidak memihak. Menunjukkan perhatian terhadap detail dan membantu peserta mematuhi waktu yang ditentukan sambil membuat kemajuan menuju tujuan yang mereka nyatakan adalah keterampilan bermanfaat lainnya. Secara umum, memimpin rapat yang efektif juga mencakup kesediaan fasilitator rapat untuk menindaklanjuti peserta dan membantu mereka mengambil tindakan terhadap setiap tujuan yang mereka uraikan.