Asisten kantor adalah istilah yang tidak jelas yang dapat menggambarkan berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan di kantor. Kadang-kadang dapat digunakan secara sinonim dengan kata-kata seperti asisten administrasi, atau dapat merujuk ke staf pendukung kantor yang membantu pekerjaan asisten administrasi, asisten eksekutif, atau sekretaris. Asisten kantor rata-rata dapat mengerjakan berbagai pekerjaan di lingkungan kantor, dan umumnya membutuhkan keterampilan kantor dasar untuk pekerjaan itu.
Asisten kantor jenis terakhir ini mungkin melakukan salah satu pekerjaan berikut:
Jawab telepon
Mengarsipkan dan mengatur informasi
Ambil pesan
Jalankan tugas
Tipe
Lakukan entri data atau pengolah kata
Bekerja untuk mendukung staf kantor lainnya
Mengoperasikan peralatan kantor seperti mesin fotokopi atau mesin faks
Gunakan program tertentu seperti Microsoft Word, Excel, atau Access
Berikan dukungan pelanggan
Bantuan dengan akuntansi kantor
Asisten kantor yang lebih maju dapat bertanggung jawab untuk menjalankan kantor, mendukung eksekutif secara langsung, dan mengawasi karyawan kantor lainnya. Biasanya ketika dukungan kepada eksekutif atau karyawan tingkat tinggi lebih langsung, asisten kantor dapat disebut sebagai asisten administrasi atau eksekutif. Jika asisten kantor mengawasi karyawan lain, dia dapat disebut manajer kantor.
Seringkali, asisten kantor harus menjadi karyawan “jack of all trades”. Mereka harus memiliki keterampilan mengetik yang baik, bersedia menerima pesanan dari karyawan lain, siap bekerja dalam berbagai kapasitas, dan setidaknya memiliki pengetahuan awal tentang perangkat lunak perkantoran biasa. Pekerjaan dapat bervariasi dari hari ke hari dan mungkin tergantung pada kebutuhan kantor saat ini. Anda mungkin memasukkan data pada suatu hari, mengajukan pada hari berikutnya, dan mengirim faks atau mengirimkan materi promosi pada hari lain. Terkadang jika kantor berbasis layanan pelanggan, seberapa sibuk Anda mungkin bergantung pada lalu lintas pelanggan.
Seorang asisten kantor mungkin telah menyelesaikan program sertifikat melalui sekolah perdagangan atau community college. Yang lain memiliki ijazah sekolah menengah, dan hanya sedikit yang tidak memilikinya. Keterampilan utama yang dicari adalah kemampuan mengetik dengan cepat dan akurat, tata krama telepon yang baik, keterampilan orang yang baik, dan kemampuan yang ditunjukkan untuk berorganisasi. Perusahaan lain ingin memastikan Anda dapat bekerja dengan perangkat lunak perkantoran, dan beberapa perusahaan mengharuskan Anda untuk melakukan tes pada perangkat lunak tersebut untuk menunjukkan kemampuannya.
Ketika asisten kantor benar-benar menjadi asisten langsung bagi para profesional, pekerjaan mereka mungkin lebih terfokus. Mereka pada dasarnya akan melakukan tugas kantor apa pun yang diperlukan sehingga profesional tidak perlu melakukannya. Asisten administrasi dan eksekutif cenderung memiliki lebih banyak pengalaman dengan perangkat lunak perkantoran dan sering bertindak sebagai perantara antara klien dan eksekutif mereka. Mereka dapat mengelola kantor dan mempekerjakan dan memecat asisten kantor yang dapat membantu pekerjaan mereka dalam mendukung profesional.
Karena istilah tersebut dapat berarti banyak hal, kisaran gaji juga dapat bervariasi. Asisten kantor dengan keterampilan kantor minimal dapat menghasilkan sedikit di atas upah minimum. Asisten administrasi dapat meminta gaji yang lebih tinggi, dengan gaji rata-rata dalam kisaran $30,000 Dolar AS (USD). Banyak yang menghasilkan lebih dari ini, tergantung pada pengalaman dan tanggung jawab pekerjaan mereka.