Agen kantor depan adalah individu yang menangani tanggung jawab tamu di sebuah hotel. Agen jenis ini harus profesional dan memiliki keterampilan komunikasi interpersonal yang solid. Kecakapan untuk menghitung uang bersama dengan keterampilan organisasi yang kuat sangat penting dalam peran agen kantor depan juga. Agen kantor depan harus fleksibel dan tepat waktu, memiliki rasa tanggung jawab yang kuat, dan bersedia bertindak sebagai penghubung antara tamu dan banyak departemen lain di perusahaan hotel.
Tugas penting seorang profesional front office adalah mendaftarkan tamu. Ini pada dasarnya melibatkan menyewa kamar di pendirian, menugaskan tamu ke kamar tertentu, dan mempromosikan layanan perusahaan lainnya. Agen kantor depan juga harus menjawab pertanyaan tamu dan menangani keluhan tentang kamar atau layanan. Memeriksa tamu dengan cepat dan efisien ketika mereka siap untuk pergi juga merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh agen front office. Untuk alasan ini, agen kantor depan harus tahu cara menggunakan peralatan industri seperti penggesek kartu kredit dan mesin kunci elektronik.
Orang yang bekerja di front office juga harus meluangkan waktu untuk berkomunikasi dengan klien. Mereka harus berbagi informasi dengan pelanggan saat ini dan calon pelanggan mengenai layanan organisasi mereka dan penawaran khusus apa pun yang ditawarkan bisnis. Memulai dialog yang bersahabat dengan klien untuk menjalin hubungan baik dengan mereka juga merupakan bagian penting dari menjadi agen kantor depan yang efektif.
Menangani uang adalah bagian berharga dari posisi resepsionis bisnis depan juga. Agen yang bekerja di front office bertanggung jawab untuk menagih pembayaran dari tamu setelah layanan selesai setelah menghitung tagihan dengan benar. Mereka juga harus memastikan bahwa mereka memiliki persediaan uang tunai yang cukup untuk memberikan uang kembalian kepada klien bila diperlukan selama transaksi keuangan. Memposting biaya ke akun tamu untuk produk dan layanan seperti makanan atau layanan kamar juga merupakan tugas kantor depan.
Membantu dengan tugas-tugas lain-lain seperti membantu dengan periode penyajian sarapan juga merupakan bagian dari bekerja di area depan pendirian hotel. Agen kantor depan juga harus selalu memperhatikan keselamatan dan kesejahteraan tamu dan segera melaporkan kondisi yang tidak aman kepada manajemen. Bahkan membantu mendekorasi ruang serbaguna atau ruang konferensi untuk acara tamu khusus ada dalam deskripsi pekerjaan agen kantor depan. Selain itu, agen ini harus memastikan bahwa area lobi tamu utama tetap rapi sehingga dapat menyambut tamu dengan nyaman.