Seorang administrator rekam medis bertanggung jawab untuk mengawasi sistem rekam medis rumah sakit, klinik, atau pusat kesehatan. Ini mungkin termasuk mengelola staf yang melakukan sejumlah tugas untuk memastikan bahwa rekam medis aman dan dipelihara sesuai dengan standar atau peraturan yang berlaku. Administrator harus merencanakan dan mengarahkan pekerjaan anggota staf dan memberikan pelatihan yang diperlukan. Jenis penyimpanan rekam medis dan sistem yang digunakan seringkali ditentukan oleh pengelola. Seorang pengelola rekam medis harus dapat menjaga hubungan kerja yang baik dengan pengacara, tenaga hukum, pejabat instansi pemerintah, dan profesional lainnya untuk memastikan pembayaran.
Salah satu aspek terpenting dari jabatan ini adalah perencanaan, pengarahan dan evaluasi kegiatan staf rekam medis. Seorang administrator rekam medis biasanya akan mewawancarai orang untuk mengisi berbagai posisi staf atau membuat rekomendasi untuk mempekerjakan staf. Memberikan bimbingan atau mengambil tindakan disipliner juga menjadi bagian besar dari tanggung jawab sehari-hari untuk pekerjaan ini. Administrator juga dapat melatih anggota staf untuk melakukan tugas khusus mereka dan dalam banyak peraturan mengenai pemeliharaan catatan medis, kerahasiaan, penyimpanan, pemrosesan dan pelepasan catatan.
Tanggung jawab lain dari pengelola rekam medis adalah perumusan prosedur dan kebijakan yang tepat mengenai isi, kerahasiaan, dan pengolahan rekam medis. Ini mungkin memerlukan penggunaan sistem pengarsipan rekam medis digital atau otomatis, menyiapkan laporan ringkasan untuk manajemen, dan merumuskan prosedur mengenai penyimpanan rekam medis yang disediakan oleh penyedia layanan terkelola. Administrator rekam medis juga dapat memilih penyedia layanan vendor luar yang diperlukan untuk menyalin dan transkripsi rekam medis dan memastikan bahwa vendor tersebut mematuhi peraturan mengenai privasi informasi pasien. Untuk tetap mengikuti metode dan peraturan terbaru yang berlaku untuk rekam medis, administrator mungkin juga perlu menghadiri pelatihan berkelanjutan dan mempertahankan kredensial sebagai administrator informasi kesehatan terdaftar.
Pengelola rekam medis harus mampu memahami dan menginterpretasikan peraturan perundang-undangan yang berlaku mengenai cara pengolahan dan kerahasiaan. Administrator harus dapat berurusan dengan pengacara, pejabat pemerintah, rekan profesional, dan bahkan masyarakat umum secara teratur. Ini membutuhkan administrator untuk dapat berkomunikasi secara efektif dengan banyak orang yang berbeda. Salah satu tanggung jawab terbesar dari pekerjaan ini adalah memastikan kerahasiaan informasi yang terkandung dalam medis. Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan mengenai rekam medis memastikan pembayaran yang tepat dan tepat waktu atau penggantian biaya dan biaya oleh pembayar pihak ketiga.