Administrator personalia bekerja di departemen sumber daya manusia (SDM) dan bertanggung jawab atas hal-hal yang berkaitan dengan rekrutmen, pelatihan, dan pemutusan hubungan kerja karyawan. Entitas dan bisnis pemerintah dari semua ukuran mempekerjakan administrator personalia, meskipun dalam beberapa kasus organisasi beroperasi tanpa staf SDM. Dalam kasus ini, supervisor departemen biasanya menangani masalah kepegawaian. Perusahaan besar sering mempekerjakan tim administrator personalia dan membagi tugas SDM di antara karyawan ini. Administrator biasanya melapor ke HR atau manajer personalia atau direktur.
Ketika posisi pekerjaan menjadi kosong, administrator personalia harus membuat daftar permintaan pekerjaan. Dokumen ini merinci tugas pekerjaan dasar, dan biasanya mencakup daftar kredensial akademik dan profesional yang harus dimiliki pelamar agar dapat dipertimbangkan untuk posisi tersebut. Administrator biasanya bekerja sama dengan manajer departemen untuk menentukan kisaran gaji untuk setiap posisi yang kosong. Posisi terbuka sering diposting secara internal yang melibatkan administrator personalia yang mengirimkan memorandum atau email di seluruh perusahaan untuk membuat kandidat potensial mengetahui lowongan pekerjaan. Jika perusahaan tidak dapat mengisi posisi dari dalam, maka administrator mengiklankan peran tersebut secara eksternal di surat kabar, di kantor tenaga kerja, atau online.
Administrator personalia meninjau lamaran pekerjaan dan menjadwalkan wawancara. Jika manajer perekrutan ingin menawarkan pekerjaan kepada kandidat tertentu, maka administrator harus menegosiasikan persyaratan dengan pelamar dan melakukan pemeriksaan latar belakang atau referensi yang diperlukan. Administrator melakukan orientasi karyawan baru yang melibatkan menjelaskan budaya perusahaan, manfaat dan fungsi pekerjaan dasar kepada karyawan baru. Dalam beberapa kasus, administrator personalia juga bertanggung jawab untuk melatih karyawan baru atau menjadwalkan sesi pelatihan.
Perselisihan antara staf dan masalah disiplin biasanya ditangani oleh staf SDM. Administrator personalia harus memastikan bahwa manajer departemen tidak melanggar hukum apa pun dengan mendiskriminasi pekerja atau bertindak tidak etis. Administrator SDM dapat mengatur agar karyawan yang berkinerja buruk diturunkan pangkat, dilatih ulang, atau dipecat. Ketika karyawan diberhentikan, biasanya menjadi tanggung jawab administrator personalia untuk membatalkan tunjangan karyawan dan mencairkan gaji terakhir karyawan yang dipecat. Pada beberapa kesempatan, karyawan yang diberhentikan mengajukan tuntutan terhadap perusahaan di mana administrator personalia mungkin harus hadir di pengadilan untuk menjelaskan perilaku perusahaan.
Di beberapa perusahaan, pekerjaan administrator adalah posisi entry level yang dapat dilamar oleh lulusan sekolah menengah. Perusahaan besar sering membutuhkan staf SDM untuk memiliki gelar dalam bisnis, manajemen atau administrasi personalia. Staf SDM yang berpengalaman dapat beralih ke peran manajemen. Umumnya, manajer SDM memiliki kontak langsung yang minimal dengan karyawan perusahaan selain administrator personalia SDM yang mereka kelola.