Sementara tanggung jawab yang tepat dari administrator perguruan tinggi, juga dikenal sebagai administrator pendidikan, bervariasi antar institusi, sebagian besar administrator bertanggung jawab untuk fungsi kampus sehari-hari. Administrator perguruan tinggi sering mengawasi masalah penganggaran yang dapat berkisar dari masalah bantuan keuangan hingga kompensasi karyawan. Mereka biasanya terlibat dalam proses penerimaan dan dapat membuat keputusan penerimaan tertentu. Kadang-kadang, administrator mungkin membantu mengarahkan kurikulum dan mengawasi pelacakan catatan kampus.
Dalam hal persyaratan pendidikan, pengelola universitas, atau pengelola perguruan tinggi, biasanya harus memiliki setidaknya gelar sarjana. Banyak sekolah, bagaimanapun, mengharuskan administrator mereka memiliki gelar sarjana di bidang terkait seperti keuangan, konseling, pendidikan atau bisnis. Seringkali, spesialisasi administrator akan menentukan tanggung jawab pekerjaannya.
Administrator perguruan tinggi yang memiliki gelar di bidang keuangan atau bisnis, misalnya, mungkin berspesialisasi dalam masalah keuangan, seperti bantuan keuangan. Administrator bantuan keuangan kemungkinan besar akan bertanggung jawab untuk melacak dana yang disalurkan kepada siswa dalam bentuk pinjaman, beasiswa atau hibah. Dia mungkin juga bertanggung jawab untuk memastikan anggaran universitas seimbang, memberikan saran untuk perbaikan keuangan institusi.
Peran umum lainnya yang dipegang oleh administrator perguruan tinggi adalah sebagai direktur urusan kemahasiswaan. Sebagai direktur urusan siswa, administrator mungkin bertanggung jawab atas perumahan siswa, konseling karir untuk siswa, pemerintahan siswa, atau koordinasi kegiatan siswa yang disponsori sekolah.
Tergantung pada ukuran perguruan tinggi atau universitas, mungkin juga ada administrator perguruan tinggi yang berfokus pada hubungan masyarakat. Yang lain mungkin fokus pada pengawasan kontribusi alumni dan yang lain mungkin mengelola pengembangan sekolah. Administrator biasanya bekerja sepanjang tahun dan sering kali bekerja lebih lama selama awal setiap semester dan sebelum awal tahun fiskal.
Selain persyaratan pendidikan dasar, administrator perguruan tinggi yang sukses sering kali harus memiliki berbagai keterampilan. Sementara beberapa administrator perguruan tinggi mungkin fokus pada pekerjaan di belakang layar, sebagian besar administrator berinteraksi dengan siswa setiap hari. Kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan siswa, dan fakultas dalam hal ini, seringkali merupakan persyaratan utama. Selain itu, ekosistem universitas dan perguruan tinggi sering berubah seiring berkembangnya institusi atau disahkannya undang-undang. Akibatnya, fleksibilitas adalah sifat kunci lain yang harus dimiliki oleh administrator yang sukses.
Administrator perguruan tinggi juga dapat dipanggil untuk berbicara di kampus atas nama presiden atau ketua departemen. Kebanyakan administrator perguruan tinggi menjawab kepada presiden sekolah dan rektor. Banyak administrator perguruan tinggi juga duduk di Dewan Pengawas, badan pengatur tertinggi sekolah, untuk memberikan saran tentang cara meningkatkan sekolah.