Administrator pengadaan mengawasi proses mendapatkan layanan dari vendor serta mengelola staf pengadaan dan pembelian. Peran profesional ini membutuhkan pengetahuan tentang prosedur pembelian jasa dan barang untuk suatu perusahaan. Bisnis sering mencari cara untuk mendapatkan barang dengan harga yang kompetitif, dan merupakan tugas administrator pengadaan untuk mengawasi proses yang terlibat dalam melakukan akuisisi tersebut.
Administrator di departemen pengadaan bertanggung jawab untuk mengelola operasi harian divisi pembelian dan pengadaan sebuah perusahaan. Dia bertanggung jawab untuk mengawasi personel serta meninjau perjanjian kontrak. Administrator juga meninjau persyaratan pembelian untuk kontrak ketika perusahaan meminta barang dan jasa dari vendor. Ada kalanya departemen pengadaan akan meninjau kualifikasi vendor untuk memastikan layanan terbaik dan paling andal yang tersedia digunakan.
Di sebagian besar perusahaan, administrator pengadaan melapor langsung ke manajer senior. Administrator harus mempertimbangkan status dan kemampuan fiskal perusahaan ketika memperoleh kontrak untuk barang dan jasa. Dia juga sering bertanggung jawab untuk mengadakan pertemuan tentang perekrutan staf baru, masalah personalia, dan kebutuhan teknis divisi pembelian atau pengadaan. Administrator juga dapat menugaskan, mengawasi, dan meninjau pekerjaan staf operasi pengadaan.
Administrator pengadaan dapat bertemu secara teratur dengan manajemen senior untuk membuat mereka mengikuti setiap perubahan dalam proses pengadaan. Administrator juga dapat menawarkan instruksi dan pelatihan kepada personel pengadaan, serta pembeli dan vendor yang berkunjung. Mereka juga dapat meninjau tawaran untuk layanan dan kontrak untuk memastikan bahwa tawaran tersebut sesuai dengan kebijakan pengadaan saat ini.
Keterampilan analitis penting bagi administrator pengadaan, dan dia mungkin perlu meninjau kontrak dengan cepat untuk mengidentifikasi masalah apa pun yang mungkin muncul. Administrator juga harus memiliki kemampuan untuk menggunakan aplikasi komputer secara efisien dan memiliki pemahaman yang mendalam tentang sistem informasi pengadaan yang digunakan oleh perusahaan. Sistem informasi pengadaan sering digunakan untuk membuat laporan pembelian yang detail.
Administrator pengadaan juga melakukan analisis biaya dan bekerja dengan anggaran pembelian perusahaan. Penganggaran adalah komponen penting dari proses pengadaan yang efektif dan manajemen perusahaan secara keseluruhan. Administrator harus menggunakan keterampilan komunikasi yang efektif dan mampu menunjukkan tingkat pengetahuan yang tinggi tentang proses kontrak dan pengadaan.