Seorang asisten administrasi mungkin memiliki banyak tugas yang berbeda dalam pengaturan kantor, tergantung pada sejumlah faktor termasuk ukuran kantor dan jumlah karyawan lainnya. Namun, banyak tugas asisten administrasi yang sama di semua pengaturan. Ini akan mencakup, pada tingkat paling dasar, membantu majikan Anda dengan tugas-tugas kantor sehari-hari.
Biasanya, tugas asisten administrasi mencakup tugas-tugas seperti menjawab telepon dan mentransfer panggilan, mengatur janji, menjawab pertanyaan, menyapa pelanggan atau klien ketika mereka tiba di kantor, dan menjaga penampilan kantor tetap bersih dan rapi. Tugas lain mungkin termasuk mengisi atau menyiapkan dokumen, mengarsipkan dokumen, menyortir surat, dan memelihara catatan. Asisten administrasi umumnya selalu dituntut untuk mahir dengan berbagai perangkat lunak pengolah kata dan penganggaran, sehingga keterampilan komputer yang baik umumnya diperlukan, bersama dengan kemampuan mengetik setidaknya 50 kata per menit.
Asisten administrasi umumnya adalah orang pertama yang akan dilihat kebanyakan orang ketika mereka memasuki kantor, jadi penting untuk bersikap ramah, sopan, dan profesional. Kebijaksanaan dan rasa hormat adalah ciri kepribadian penting lainnya. Seorang asisten administrasi berinteraksi dengan banyak orang sepanjang hari ketika menerima panggilan, mengirim dokumen atau paket penting, atau membantu klien, sehingga kemampuan untuk melakukan banyak tugas sangat penting. Dalam pengaturan kantor yang lebih besar, lebih banyak tugas asisten administrasi mungkin diperlukan.
Beberapa tugas tambahan ini mungkin termasuk mengawasi karyawan lain, mengoordinasikan dan menjalankan rapat staf, memelihara anggaran kantor, menginventarisasi dan memesan perlengkapan kantor, dan memastikan tugas yang diperlukan diselesaikan tepat waktu. Seorang asisten administrasi mungkin juga bertanggung jawab untuk mempekerjakan dan melatih staf kantor baru, dan memelihara jadwal untuk orang lain di kantor. Asisten administrasi juga dapat diminta untuk belajar menangani tugas khusus industri untuk pemberi kerja seperti firma hukum, kantor medis, atau perbankan.
Seorang asisten administrasi yang baik akan menjadi orang yang dapat menangani beberapa tugas asisten administrasi sambil memastikan bahwa semua pekerjaan selesai tepat waktu. Beberapa asisten administrasi adalah asisten umum untuk seluruh kantor, sementara yang lain berspesialisasi dalam bidang tertentu, seperti keuangan atau pemasaran. Karier sebagai asisten administrasi bisa menjadi pekerjaan yang menguntungkan dan menguntungkan, dan umumnya menawarkan banyak fasilitas seperti tunjangan kesehatan dan jam kerja yang relatif stabil. Seorang asisten administrasi dapat bekerja penuh waktu atau paruh waktu, tergantung pada kebutuhan kantor.