Perusahaan besar dan kecil sering dihadapkan pada tantangan untuk mempertahankan sistem penyimpanan catatan bisnis yang terorganisir. Umumnya, dokumen bisnis disimpan hingga batas waktu lokal atau regional yang ditentukan. Mengetahui persyaratan apa yang harus disimpan dan untuk berapa lama dianggap penting untuk memiliki sistem arsip yang memadai.
Ukuran bisnis biasanya menentukan kedalaman sistem penyimpanan catatan bisnis. Beberapa dokumen bisnis yang disimpan termasuk pengajuan pajak dan file personalia. Catatan keuangan umumnya dikelola oleh bisnis adalah biaya operasional, pembelian modal, penerimaan penjualan dan aset properti.
Bisnis harus memverifikasi persyaratan penyimpanan catatan bisnis yang berlaku di yurisdiksi yang mengatur industri bisnis. Persyaratan di Amerika Serikat untuk penyimpanan catatan bisnis terkait pajak adalah dokumen bisnis disimpan setidaknya selama tiga tahun. Beberapa persyaratan pendapatan mungkin mengharuskan pencatatan keuangan bahkan setelah waktu yang disarankan telah berakhir.
Catatan personel biasanya disimpan setidaknya selama empat tahun. Catatan ini dan lainnya disimpan di tempat yang aman, terutama yang berisi informasi pribadi tentang karyawan masa lalu dan saat ini. Catatan lengkap tentang kapan pajak gaji diajukan dan dibayar biasanya disimpan.
Dalam kebanyakan kasus, catatan keuangan disimpan selama minimal tujuh tahun. Laporan dari lembaga keuangan, daftar inventaris, dan laporan laba rugi tahunan adalah beberapa jenis dokumen yang dapat disertakan. Menyimpan catatan keuangan yang baik dapat meminimalkan eksposur bisnis untuk masalah hukum.
Bisnis juga dapat menemukan bahwa memiliki sistem pembersihan untuk menyingkirkan dokumen bisnis lama atau tidak relevan bermanfaat. Kebijakan untuk sistem penyimpanan catatan bisnis dapat membantu merampingkan proses dan memastikan semua karyawan mengikuti praktik yang sama. Ini umumnya merupakan bagian berkelanjutan dari proses untuk memelihara catatan bisnis yang memadai.
Biasanya merupakan ide yang baik untuk memiliki ruang penyimpanan yang memadai jika dokumen bisnis disimpan di tempat. Ini juga merupakan praktik umum untuk menyimpan file elektronik catatan bisnis. Dengan begitu, dokumen terkait masih dapat diakses dan bisnis dapat menghindari penutupan jika terjadi kebakaran atau bencana lain yang menghancurkan dokumen bisnis kertas.
Sebagian besar bisnis mungkin memilih untuk menggunakan perusahaan manajemen penyimpanan arsip. Ini berpotensi membebaskan waktu organisasi untuk fokus pada masalah yang terkait dengan bisnis, daripada pengelolaan penyimpanan catatan bisnis. Segala kemungkinan kekhawatiran dengan outsourcing sistem penyimpanan catatan bisnis dapat dikurangi. Perusahaan yang memiliki reputasi baik umumnya akan menguraikan fitur dan praktik keamanannya untuk memelihara dokumen bisnis.