Merencanakan konferensi bisnis bukanlah sesuatu yang terjadi dalam semalam. Ada tempat untuk dipesan, sponsor untuk berkumpul, dan pembicara untuk dilibatkan. Ada juga detail kecil seperti di mana peserta akan tinggal selama di kota, makanan apa yang disediakan, dan banyak hal lain yang harus ditangani jika konferensi ingin sukses. Jika Anda akan terlibat dalam tugas perencanaan konferensi, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat.
Pertama, jangan pernah berasumsi bahwa Anda dapat menangani semua detailnya sendiri. Bahkan, sangat mungkin bahwa Anda tidak akan dapat membuat daftar lengkap dari segala sesuatu yang harus diatur tanpa bantuan. Untuk alasan ini, tugas pertama Anda sebagai perencana konferensi adalah membentuk komite perencanaan. Biasanya, kelompok yang terdiri dari lima hingga enam orang sudah cukup untuk mengadakan konferensi tahunan untuk antara seratus hingga lima ratus peserta. Panitia secara keseluruhan lebih mungkin untuk mencakup semua basis dan memungkinkan untuk menangani setiap aspek kunci dari pertemuan jauh sebelumnya.
Selain menyusun komite Anda, sangat penting untuk mulai membuat persiapan sesegera mungkin. Tidak masalah jika konferensi bisnis itu delapan bulan lagi. Para ahli dalam perencanaan konferensi sering mulai mengerjakan acara yang akan datang sepuluh hingga sebelas bulan sebelumnya. Sebagai keuntungan, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk membandingkan harga di berbagai tempat konferensi, menyelidiki dan menegosiasikan tarif hotel yang lebih baik untuk peserta, dan juga memiliki lebih banyak waktu untuk menemukan pembicara yang tepat untuk acara tersebut.
Pastikan setiap anggota komite memiliki tugas khusus yang harus diselesaikan. Setiap tugas harus diprioritaskan dan memiliki tanggal pengiriman yang ditetapkan. Perencanaan konferensi sering kali melibatkan pengaturan tugas dalam urutan yang logis, sehingga item tindakan yang harus dilakukan sebelum item lain ditangani dapat diselesaikan tepat waktu. Dengan masing-masing anggota komite bertanggung jawab atas serangkaian item tertentu yang harus diselesaikan sebelum pertemuan berikutnya, kemungkinan kewalahan dengan tugas semakin kecil seiring dengan semakin dekatnya tanggal acara.
Selalu dapatkan komitmen secara tertulis. Anda ingin verifikasi tertulis dari hotel bahwa peserta Anda akan mendapatkan tarif harian tertentu saat menghadiri acara tersebut. Dapatkan juga informasi terdokumentasi dan terperinci tentang apa yang akan disediakan hotel di ruang konferensi dan aula pertemuan untuk pidato, makan malam, dan kelas yang ditawarkan selama konferensi. Hal yang sama berlaku untuk setiap tarif udara atau kereta api khusus yang Anda amankan untuk peserta. Hal ini tidak hanya akan memberikan ketenangan pikiran, tetapi juga memudahkan untuk meninjau kemajuan yang telah dicapai pada setiap rapat komite perencanaan dan mempertahankan gambaran yang akurat tentang apa yang masih harus dilakukan.
Berikan peserta pameran untuk acara tersebut dengan instruksi dan pedoman terperinci sebelumnya. Siapkan skema sederhana yang menunjukkan di mana setiap stan pameran dapat didirikan di ruang konferensi atau pameran, bersama dengan informasi tentang ke mana harus mengirimkan bahan stan sebelumnya dan di mana mengambilnya pada hari mereka tiba untuk menyiapkan pameran. Ini akan menyelamatkan semua orang, termasuk panitia perencanaan konferensi, banyak sakit kepala pada malam acara.
Salah satu tip terakhir dengan perencanaan konferensi adalah mengharapkan yang tak terduga. Tidak peduli seberapa teliti panitia Anda merencanakan acara tersebut, akan selalu ada beberapa jenis cegukan. Seorang pembicara akan jatuh sakit dan harus mundur, atau hotel akan secara tidak sengaja memesan salah satu ruang perjamuan. Manfaatkan pengalaman kolektif komite Anda untuk mengidentifikasi beberapa masalah menit terakhir yang paling umum yang dapat muncul, dan putuskan terlebih dahulu bagaimana menanganinya secara efektif.
Ketika perencanaan konferensi dilakukan secara efisien, relatif mudah bagi organisasi untuk menyelenggarakan konferensi, dan sama mudahnya bagi pihak yang berkepentingan untuk menghadiri konferensi. Tujuan Anda benar-benar ada dua. Anda ingin alur konferensi menjadi senyaman mungkin. Pada saat yang sama, Anda juga ingin memastikan bahwa setiap masalah yang tidak terduga dapat diatasi dengan cepat dan efektif. Dengan merencanakan ke depan, mendelegasikan tugas ke komite yang cakap, dan memproses item tindakan dengan cara yang logis, Anda yakin untuk menjaga proses perencanaan konferensi tetap dapat dikelola dan pada akhirnya sangat sukses.