Akan sulit untuk mempertahankan kendali atas persediaan serta biaya produk tanpa sistem pelacakan pesanan pembelian yang baik. Pesanan pembelian dapat dikirim melalui pos, faks, email, atau cukup dipanggil ke vendor. Ada pesanan pembelian elektronik, biasanya antar bisnis, serta bentuk sekali pakai, seperti yang digunakan di toko ritel. Beberapa bisnis menggunakan pesanan pembelian menyeluruh untuk melacak pembelian yang dilakukan untuk kategori produk tertentu. Sistem pelacakan pesanan pembelian, apa pun formatnya, harus dirancang untuk memberi perusahaan informasi paling banyak untuk membuat keputusan pembelian yang baik.
Pesanan pembelian adalah dokumen komersial yang dikirim oleh perusahaan pembelian ke perusahaan penjual yang menunjukkan produk, jumlah, dan harga. Ini adalah perjanjian dan penawaran yang sah untuk membeli produk dan/atau jasa. Pelacakan pesanan pembelian penting untuk pengendalian internal perusahaan.
Formulir pesanan pembelian harus menunjukkan tanggal dan tanggal pemesanan yang diperlukan, metode pengiriman, serta nama dan alamat vendor. Itu juga harus berisi produk yang dipesan, biaya untuk setiap item, dan harga total. Pajak penjualan juga harus disertakan jika berlaku. Pembuatan formulir pesanan pembelian secara elektronik di beberapa perusahaan juga dapat dikaitkan dengan inventaris untuk menjaga keseimbangan produk yang ada.
Pertama perusahaan harus mengetahui apa yang telah dipesan. Kurangnya informasi ini dapat menyebabkan perusahaan berakhir dengan persediaan yang terlalu sedikit dan tidak dapat memenuhi permintaan pelanggannya atau terlalu banyak persediaan, yang membuang-buang ruang dan menurunkan arus kas. Sistem pelacakan pesanan pembelian yang baik akan memungkinkan perusahaan untuk melihat secara instan apa yang telah dipesan dan melacak status pesanan.
Perusahaan yang menggunakan sistem pelacakan pesanan pembelian juga mengurangi kemungkinan penipuan karyawan. Misalnya, penting untuk memiliki nomor yang ditentukan sebelumnya untuk setiap pesanan pembelian. Ini mencegah kemungkinan karyawan memesan barang dari vendor dan menggunakan produk untuk keuntungan pribadi.
Seringkali perusahaan akan menggunakan sistem otomatis untuk membuat dan melacak pesanan pembelian. Dengan cara ini, perusahaan dapat memelihara katalog produk yang dapat diurutkan berdasarkan vendor, produk, dan harga. Selain itu, sistem akan menghasilkan database untuk menyimpan daftar inventaris dan terus memperbarui daftar tersebut. Perangkat lunak tersedia yang akan membuat formulir pesanan pembelian, melacak pesanan pembelian yang belum diselesaikan dan diselesaikan, dan bahkan menganalisis tren pembelian untuk membantu negosiasi harga dengan vendor.
Sistem pelacakan pesanan pembelian memusatkan pembelian, yang menghindari duplikasi. Sistem elektronik juga akan menyediakan database vendor dan memungkinkan pesanan pembelian dikirim melalui email untuk menghilangkan kelebihan dokumen. Manajemen pesanan pembelian memungkinkan perusahaan untuk mengontrol pembeliannya dan membatasi kemungkinan pencurian.