Mengisi aplikasi paspor dapat menjadi proses yang membosankan, dan satu kesalahan dapat menunda penerbitan dokumen, yang dapat mengganggu rencana perjalanan. Sekitar 80 persen negara di dunia mewajibkan pengunjung asing untuk menunjukkan paspor yang masih berlaku sebelum masuk. Kiat terbaik untuk mengisi aplikasi paspor antara lain menulis dengan rapi, membaca instruksi dengan cermat, melamar lebih awal, menggunakan gaya foto paspor yang tepat, dan memastikan semua dokumen yang diperlukan disertakan dengan aplikasi.
Pelancong harus memulai proses aplikasi paspor setidaknya 90 hari sebelum tanggal keberangkatan mereka, dan bahkan lebih awal jika memungkinkan. Proses aplikasi tergantung pada seberapa sibuk kantor paspor daerah. Sementara banyak orang mendapatkan paspor mereka dalam beberapa minggu, lebih baik berhati-hati daripada ketahuan tanpa paspor pada hari keberangkatan. Permohonan pembaruan paspor harus diajukan antara delapan dan 11 bulan sebelum tanggal kedaluwarsa karena banyak negara mengharuskan paspor pelancong setidaknya enam bulan sejak kedaluwarsa.
Ada beberapa jenis aplikasi paspor, termasuk satu untuk anak-anak, satu untuk perpanjangan, dan satu untuk pemohon pertama kali. Mendapatkan formulir yang tepat sangat penting, karena formulir yang salah adalah alasan untuk penolakan. Mereka yang mengisi aplikasi paspor harus membaca instruksi dengan seksama, menggunakan tinta warna yang tepat, dan mencetak serapi mungkin. Paspor anak-anak biasanya memerlukan tanda tangan kedua orang tua atau pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa hal ini tidak mungkin dilakukan.
Aplikasi paspor memerlukan bentuk identifikasi tertentu untuk dikirim dengan dokumen. Biasanya, salinan resmi akta kelahiran – seringkali dengan segel yang terangkat – diperlukan, dan fotokopi tidak diterima. Bentuk identifikasi kedua mungkin diperlukan, seperti surat izin mengemudi, dan salinan biasanya dapat diterima untuk dokumen-dokumen ini. Saat memperbarui paspor, paspor lama cukup untuk identifikasi, asalkan tidak rusak atau dimutilasi.
Bersamaan dengan aplikasi paspor dan identifikasi yang tepat, diperlukan dua foto paspor terbaru yang identik. Biasanya, mereka harus berukuran dua inci kali dua inci, dengan latar belakang putih polos. Sementara foto dapat diambil di rumah dan diubah ukurannya dalam perangkat lunak pengedit foto, pergi ke tempat yang berspesialisasi dalam foto paspor memastikan bahwa foto tersebut memenuhi persyaratan khusus.
Setelah mengisi aplikasi paspor dan memastikan semua dokumen dan foto terlampir, langkah terakhir adalah menandatangani paspor dan melampirkan pembayaran, biasanya dalam bentuk cek pribadi. Pelamar harus memeriksa dokumen dengan hati-hati dan memastikan mereka telah menandatangani semua tempat yang tepat. Cek harus sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, diisi dengan rapi, ditandatangani, dan diberi tanggal dengan tepat. Satu kesalahan kecil dapat menunda seluruh proses, dan kesalahan sering terjadi pada tanda tangan dan pengiriman pembayaran.
Sebelum mengirim aplikasi paspor ke alamat yang sesuai, fotokopi setiap halaman harus dibuat, termasuk semua dokumen yang dilampirkan, dua foto, dan cek yang digunakan untuk membayar. Perangko yang tepat harus diterapkan, dan alamat harus diperiksa ulang untuk memastikan bahwa itu menuju ke kantor regional yang tepat. Persyaratan paspor dari satu negara ke negara lain.