Juga dikenal sebagai pembayaran di muka, biaya dibayar di muka adalah biaya yang dibayarkan sebelumnya, yang menguntungkan perusahaan untuk lebih dari satu periode waktu akuntansi. Dalam bisnis, biaya dibayar di muka adalah bagian dari serangkaian penyesuaian yang dikenal sebagai penangguhan. Akun biasanya mengelola pembayaran di muka dan penangguhan lainnya dengan menyesuaikan pengeluaran pada akhir interval akuntansi. Sewa, asuransi, dan persediaan semuanya adalah akun prabayar yang khas.
Pertama kali biaya dibayar di muka, akuntan mencatatnya sebagai peningkatan akun aset, yang mewakili manfaat atau layanan pembayaran di muka di masa depan. Dana dalam akun aset kedaluwarsa seiring waktu atau karena penggunaan. Misalnya, sewa dan asuransi berakhir karena berlalunya waktu, sementara persediaan berkurang karena penggunaan. Pengurangan kedaluwarsa harian dari biaya-biaya ini akan membosankan dan memakan waktu, itulah sebabnya akuntan biasanya menyesuaikan biaya prabayar saat menyiapkan laporan akuntansi penutup.
Saat bersiap untuk menutup akun, jurnal penyesuaian untuk biaya dibayar di muka memiliki dua tujuan. Pertama, penyesuaian menunjukkan jumlah dana yang kadaluarsa selama periode waktu akuntansi berjalan. Kedua, penyesuaian menunjukkan sisa saldo dana prabayar.
Sebelum penyesuaian, aset dibayar di muka lebih tinggi dari saldo sebenarnya dan biaya lebih rendah. Akuntan menyesuaikan perbedaan ini dengan meningkatkan biaya dan menurunkan aset dengan jumlah yang kadaluarsa selama interval akuntansi saat ini. Bagaimana jumlah kadaluarsa dihitung tergantung pada beberapa variabel, termasuk lamanya jangka waktu dan jenis biaya dibayar di muka.
Persediaan — seperti amplop, kertas, dan kartrid printer — dicatat sebagai biaya dibayar di muka yang ditambahkan ke akun aset saat diperoleh. Selama operasi, persediaan digunakan, dan kemudian diinventarisasi pada penutupan interval akuntansi. Estimasi selisih biaya persediaan dari awal sampai dengan akhir periode disesuaikan sebagai aset dan beban yang kadaluwarsa.
Asuransi, yang harus dibayar di muka, melindungi perusahaan dari kerugian finansial akibat pencurian, kebakaran, atau peristiwa serupa. Akun mencatat pembayaran asuransi awal sebagai peningkatan aset dan kemudian mengurangi biaya yang dikeluarkan selama interval akuntansi. Jumlah yang dipotong tergantung pada premi perusahaan asuransi untuk jangka waktu tersebut. Akuntan mencatat biaya sewa dengan cara yang sama.
Pendapatan diterima dimuka adalah pembayaran di muka yang dilakukan kepada perusahaan oleh organisasi lain. Ini juga disesuaikan pada akhir periode waktu akuntansi, tetapi dana dimulai sebagai pengurang aset dan ditambahkan kembali sebagai penyesuaian. Biaya prabayar ini bernilai lebih seiring berjalannya waktu atau melalui penggunaan oleh organisasi prabayar.