Affidavit adalah pernyataan di bawah sumpah yang dibuat oleh seorang saksi yang menceritakan fakta dan bersumpah atas kebenaran pernyataan tersebut. Meskipun sering digunakan dalam persidangan, pernyataan tertulis mungkin juga diperlukan untuk beberapa tujuan lain, seperti verifikasi pendapatan atau transaksi real estat. Mengajukan affidavit secara tidak benar dapat memperlambat proses normal, dan, dalam banyak kasus, dapat menyebabkan pernyataan tersebut dianggap tidak dapat diterima. Penting untuk mengikuti semua instruksi dengan hati-hati saat mengajukan pernyataan tertulis untuk memastikan bahwa semua pedoman hukum sudah sesuai.
Langkah pertama dalam mengajukan affidavit adalah memastikan fakta-fakta dalam sebuah pernyataan. Jika mengirimkan pernyataan tersumpah atas penghasilan untuk tunjangan atau asuransi, pastikan untuk memeriksa pengembalian pajak, laporan bank, dan informasi keuangan terkait lainnya untuk memastikan bahwa semua data dalam pernyataan itu benar. Bagi yang membuat keterangan saksi, berusaha mengingat semua data faktual, termasuk waktu, tanggal, tempat, dan setiap tindakan kriminal yang disaksikan. Fakta penting untuk diluruskan karena pernyataan dibuat di bawah sumpah untuk mengatakan yang sebenarnya; jika seseorang lalai atau terbukti berbohong dalam sebuah pernyataan tertulis, dia dapat didakwa dengan sumpah palsu atau kejahatan terkait.
Beberapa daerah memiliki formulir khusus yang diperlukan untuk mengajukan pernyataan tertulis. Untuk menentukan apakah formulir tertentu harus digunakan, hubungi panitera pengadilan setempat dan jelaskan keadaannya. Dia mungkin dapat memberikan formulir yang diperlukan serta saran penting tentang pengajuan pernyataan tertulis dengan benar. Jika saksi membantu tim hukum membangun kasus untuk persidangan, pengacara yang terlibat juga dapat membantu dengan segala bentuk dan mengajukan pertanyaan.
Ada beberapa fitur yang dapat membantu mengatur penulisan dan pengajuan affidavit. Hampir semua affidavit memerlukan pernyataan pembuka atau penutup yang menegaskan bahwa orang yang menandatangani dokumen percaya bahwa pernyataan tersebut faktual dan benar sesuai dengan kemampuannya. Selanjutnya, saksi membuat daftar fakta, biasanya dalam paragraf bernomor. Mungkin bijaksana untuk menyewa seorang pengacara untuk membantu dengan kata-kata pernyataan tertulis, karena pernyataan yang rumit membuka pintu bagi seorang saksi yang dituduh berbohong atau memberikan pernyataan yang salah. Seorang pengacara atau profesional hukum dapat membantu menghindari beberapa perangkap yang dapat digunakan untuk melawan seorang saksi.
Langkah lain saat mengajukan affidavit adalah mendapatkan tanda tangan notaris atau pejabat pengadilan. Umumnya, seorang saksi harus mengulangi pernyataannya bahwa affidavit tersebut merupakan keterangan faktual, kemudian menandatangani pernyataan tersebut di hadapan seorang pejabat. Pejabat tersebut juga akan menandatangani dokumen tersebut, menyatakan bahwa saksi telah membuktikan identitasnya dan menandatangani pernyataan tersebut secara langsung. Tanpa tanda tangan pejabat yang dapat diterima, pernyataan dapat dibuang.