Laporan penggajian adalah dokumen resmi perusahaan yang mencantumkan informasi tentang uang yang dibayarkan kepada setiap karyawan. Perusahaan secara hukum berkewajiban untuk menyiapkan laporan ini, dengan informasi spesifik pada masing-masing laporan. Kiat terbaik untuk membuat laporan penggajian termasuk meninjau undang-undang penggajian saat ini, menyiapkan sistem untuk membuat laporan duplikat dan melakukan audit berkala untuk memastikan kepatuhan. Perusahaan sering memiliki dua jenis dokumen penggajian. Satu pergi ke karyawan sebagai potongan gaji, dan yang lainnya tetap dengan dokumen internal perusahaan untuk tujuan pencatatan.
Undang-undang penggajian saat ini menentukan informasi apa yang disajikan perusahaan pada stub penggajian dan laporan penggajian. Ini mungkin termasuk informasi tentang pajak gaji, tunjangan dan hiasan yang dipotong dari cek karyawan. Informasi lain mungkin termasuk tanggal periode penggajian atau jumlah terpisah untuk gaji, upah dan lembur. Sekali lagi, informasi ini sering kali berasal dari peraturan atau regulasi lain dari pemerintah pusat, daerah, atau lokal.
Sebuah sistem biasanya diperlukan untuk memelihara laporan penggajian. Perusahaan akan sering menyiapkan laporan ini setidaknya sebulan sekali, sehingga menggunakan sistem memastikan bahwa laporan informasi tetap konstan. Sistem ini juga memastikan bahwa perusahaan tidak meninggalkan informasi dari satu periode ke periode berikutnya. Perangkat lunak penggajian lebih lazim dalam bisnis, memberi mereka opsi untuk membuat dan memelihara sistem. Menggunakan perangkat lunak penggajian juga memungkinkan sistem pelaporan terpusat di mana satu lokasi dapat memproses seluruh laporan penggajian perusahaan.
Audit biasanya diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan mengikuti semua aturan penggajian eksternal dan internal. Dalam kebanyakan kasus, perusahaan dapat menggunakan dua jenis audit pada laporan dan sistem penggajiannya: internal dan eksternal. Audit internal menggunakan karyawan perusahaan sendiri untuk melakukan tinjauan terhadap sistem penggajian. Audit ini hanya untuk tujuan manajemen. Jenis audit kedua, eksternal, memerlukan penggunaan perusahaan ketiga dan terutama untuk pemangku kepentingan di luar bisnis.
Mengikuti tip terbaik untuk laporan penggajian biasanya merupakan proses yang berkelanjutan. Undang-undang dan peraturan akan berubah, mengharuskan perusahaan mengubah sistem pelaporan dan auditnya. Misalnya, perusahaan publik seringkali perlu menjalani banyak audit setiap tahun. Sistem penggajian memerlukan pelaporan dan pengelolaan yang aktif, sehingga perusahaan dapat memilih orang tertentu untuk mengawasi sistem ini. Karyawan ini sering kali berasal dari departemen penggajian dan akuntansi, berdasarkan tingkat dan prosedur kepegawaian perusahaan.