Berbagai macam alat untuk melacak pengeluaran tersedia dan orang mungkin perlu melakukan beberapa eksperimen untuk menemukan metode yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Bersedia untuk mencoba beberapa metode, dan memiliki akses ke perangkat lunak versi percobaan, sangat membantu. Orang juga harus mempertimbangkan mengapa mereka melacak pengeluaran, karena ini dapat membantu mereka menemukan cara terbaik untuk menangani pencatatan keuangan mereka. Alat yang dirancang khusus untuk pajak, misalnya, dapat bekerja secara berbeda dari alat yang dimaksudkan untuk membantu orang dengan penganggaran.
Orang-orang dapat melacak pengeluaran menggunakan perangkat lunak akuntansi, termasuk berbagai produk terintegrasi yang dapat melakukan hal-hal seperti mengambil data dari rekening bank. Mereka juga dapat mengelola pengeluaran mereka secara manual, baik menggunakan bidang notasi di buku cek atau log akun, atau menyimpan buku besar pengeluaran. Beberapa orang menemukan jalan tengah, menggunakan alat seperti spreadsheet komputer untuk mengelola pengeluaran sehingga mereka dapat menyesuaikan tata letak dan bidang.
Beberapa hal yang perlu dipikirkan ketika memilih metode untuk melacak pengeluaran termasuk jenis pengeluaran apa yang dilacak, mengapa, dan bagaimana informasi tersebut akan digunakan. Melacak pengeluaran rumah tangga versus bisnis mungkin melibatkan kebutuhan yang berbeda, misalnya. Seorang siswa mungkin melacak pengeluaran untuk menyerahkan akuntansi ke dana perwalian untuk penggantian, sementara kontraktor independen mungkin ingin melacak pengeluaran untuk tujuan menentukan pengurangan pajak pada akhir tahun.
Umumnya, disarankan untuk melacak pengeluaran saat terjadi atau secara berkala seperti mingguan, daripada sesekali mundur dan harus menangani volume data yang besar. Bagi orang yang mengalami masalah dengan ini, program perangkat lunak yang berkomunikasi dengan rekening bank dapat membantu, karena semua aktivitas keuangan pada akun tersebut akan langsung diimpor dan orang akan diminta untuk memasukkan informasi, seperti mengkategorikan aktivitas keuangan tertentu. Bagi masyarakat yang perlu menyimpan kuitansi, memiliki sistem pengarsipan dan pengorganisasian kuitansi pengiring menjadi penting.
Ketika orang melacak pengeluaran untuk tujuan tertentu, mereka mungkin ingin berbicara dengan seorang akuntan tentang pilihan mereka dan cara terbaik untuk melacak pengeluaran mereka. Ini akan mencegah mereka dari keharusan melakukan pekerjaan itu lagi nanti; misalnya, pemotongan pajak dipecah menjadi kategori yang berbeda dan mengetahui apa kategori tersebut dan apa yang cocok di dalamnya akan memungkinkan orang untuk mengklasifikasikan pengeluaran dengan benar untuk pertama kalinya. Demikian juga, orang-orang yang melacak pengeluaran untuk memenuhi persyaratan perjanjian, seperti siswa yang bertanggung jawab kepada orang tua mereka atau karyawan yang melacak pengeluaran untuk majikan, harus berbicara dengan pihak lain tentang apa yang diharapkan untuk mengembangkan sistem yang saling memuaskan. Mungkin ada persyaratan hukum untuk orang lain; seseorang yang mengelola dana perwalian, misalnya, harus memenuhi persyaratan pelaporan dan pengarsipan yang ketat untuk memperhitungkan bagaimana dana tersebut digunakan.