Manajemen persediaan suku cadang merupakan persyaratan bagi perusahaan yang menjual atau memproduksi bahan yang digunakan individu atau perusahaan untuk memperbaiki barang lainnya. Bengkel komputer, toko otomotif atau lokasi perbaikan, toko peralatan produksi dan banyak bisnis lainnya membutuhkan manajemen persediaan suku cadang. Kiat terbaik untuk proses ini adalah membuat tempat sampah dan lokasi untuk semua suku cadang, memisahkan suku cadang menurut jenisnya, menerapkan penghitungan siklus, menggunakan teknologi bisnis untuk melacak suku cadang, dan melembagakan kontrol internal.
Sebagian besar perusahaan membutuhkan ruang besar untuk menyimpan dan mengelola inventaris suku cadang. Selain itu, bagian-bagian kecil harus disimpan di tempat sampah atau jenis penyimpanan lain untuk memastikannya tidak jatuh di antara rak penyimpanan atau hilang. Memasang rak tinggi yang memungkinkan penggunaan tempat sampah sangat penting dalam manajemen inventaris suku cadang. Perusahaan juga membutuhkan sistem yang menggunakan angka atau huruf untuk secara akurat menempatkan dan kemudian menemukan bagian-bagian individual. Menggunakan pengaturan ini juga memungkinkan perusahaan untuk memisahkan inventaris suku cadang berdasarkan jenisnya. Misalnya, toko suku cadang otomotif dapat menempatkan semua pompa air di bagian rak tertentu. Hal ini memungkinkan identifikasi suku cadang dengan cepat dan dapat lebih mudah bagi pekerja untuk mengingat ke mana masing-masing suku cadang pergi saat mengisi kembali inventaris.
Hitungan siklus adalah bagian penting lain dari manajemen inventaris suku cadang. Sebagian besar perusahaan harus menghitung persediaan mereka secara berkala untuk tujuan pajak federal. Sementara beberapa perusahaan dapat menggunakan penghitungan persediaan tahunan, yang lain mungkin menginginkan penghitungan siklus. Penghitungan siklus mengharuskan karyawan untuk meninjau bagian tertentu dari tempat penyimpanan inventaris perusahaan dan menghitung semua bagian sesuai dengan pembacaan komputer. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola inventaris suku cadang dan memastikannya memiliki angka yang akurat saat memesan inventaris baru. Proses penghitungan ini biasanya akan memungkinkan perusahaan menghitung inventarisnya beberapa kali dalam setahun, memenuhi persyaratan penghitungan inventaris tahunan.
Teknologi bisnis adalah keuntungan bagi perusahaan yang perlu merombak manajemen inventaris suku cadang mereka. Perusahaan dapat melembagakan barcode elektronik pada inventaris yang memungkinkan perusahaan melacak inventaris secara elektronik. Dengan menggunakan pemindai genggam, perusahaan dapat menginstruksikan karyawan untuk memindai inventaris untuk penghitungan inventaris reguler atau setiap kali karyawan menjual atau memindahkan barang. Program komputer memungkinkan pencatatan yang lebih mudah dan aktivitas manajemen suku cadang lainnya jauh dari lokasi suku cadang perusahaan.
Pengendalian internal membantu mencegah penyalahgunaan persediaan oleh karyawan. Mengizinkan satu karyawan memesan inventaris, memerlukan otorisasi manajemen untuk pesanan dan pergerakan inventaris, mengunci inventaris bernilai tinggi dengan aman, dan rekonsiliasi inventaris yang konstan adalah prosedur pengendalian internal standar. Perusahaan juga dapat melembagakan pengendalian internal dengan hanya mempekerjakan karyawan yang bereputasi baik. Ini melibatkan melakukan pemeriksaan latar belakang pada karyawan dan hanya mempromosikan individu dengan catatan perilaku yang dapat diterima.