Manajemen aset tetap adalah proses akuntansi yang berupaya melacak status aset perusahaan, termasuk lokasi, kondisi, dan karakteristik pembeda lainnya dari setiap aset. Ide di balik proses ini adalah untuk memastikan bahwa catatan keuangan perusahaan terus diperbarui untuk mencerminkan status sebenarnya dari semua aset tetap dalam hal nilai saat ini. Ada beberapa langkah yang terlibat dengan manajemen aset tetap yang bertanggung jawab, termasuk penggunaan teknologi untuk mengidentifikasi aset serupa dari orang lain, melacak pergerakan aset tersebut dari satu lokasi ke lokasi lain, dan menghitung penyusutan yang terkait dengan setiap aset selama periode pajak berturut-turut.
Salah satu elemen kunci dari manajemen aset tetap adalah selalu mengetahui berapa banyak unit aset berwujud yang dimiliki perusahaan. Misalnya, perusahaan manufaktur akan melacak jumlah forklift yang dimiliki dan dioperasikan sebagai bagian dari produktivitas bisnis yang normal. Daripada hanya mempertahankan jumlah kepala forklift tersebut, setiap aset akan diberi nomor pelacakan atau nomor seri. Nomor tersebut akan digunakan untuk mengidentifikasi aset dalam catatan akuntansi, dan juga melacak area atau departemen mana yang saat ini ditetapkan untuk setiap pengangkatan sebagai bagian dari proses pelacakan aset. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga inventaris yang berjalan dan dengan cepat mengalokasikan kembali aset ke area lain kapan dan sesuai kebutuhan, tanpa kehilangan jejak apa yang digunakan di mana dalam operasi bisnis secara keseluruhan.
Melacak pergerakan aset adalah kunci keberhasilan setiap strategi manajemen aset tetap. Bergantung pada sifat bisnisnya, ini mungkin proses yang sangat sederhana yang mengharuskan karyawan menggunakan log masuk saat peralatan dan aset bisnis lainnya dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Dalam pengaturan lain, penggunaan pemindai elektronik memungkinkan untuk melaporkan pergerakan ke fasilitas pelacakan pusat, dengan perangkat lunak manajemen aset yang digunakan untuk menerima data dari pemindai dan secara otomatis memperbarui lokasi setiap aset yang dipindai. Penggunaan teknologi modern sangat membantu ketika aset berwujud kadang-kadang ditransfer antar fasilitas, karena pemindai memungkinkan untuk menandai waktu dan tanggal setiap pergerakan, menyediakan data penting untuk manajemen inventaris dan penilaian pajak untuk setiap fasilitas.
Manajemen aset tetap bukan hanya tentang melacak aset apa yang dimiliki dan di mana letaknya. Proses ini juga melibatkan penilaian penyusutan yang terjadi pada setiap aset selama periode pajak tertentu. Sekali lagi, perangkat lunak saat ini membuat proses lebih mudah untuk dikelola, karena perubahan nilai diidentifikasi dan dicatat menggunakan program perangkat lunak. Melakukannya memungkinkan untuk dengan cepat menentukan jumlah pajak yang harus dibayar atas aset untuk periode tertentu. Akibatnya, perusahaan berada dalam posisi untuk selalu mengetahui nilai aset saat ini, ditambah menggunakan data historis untuk mendokumentasikan klaim penyusutan yang diajukan pada periode pajak masa lalu.