Panggilan konferensi bisa sedikit lebih sulit dilakukan daripada rapat biasa di ruang konferensi; tidak ada interaksi tatap muka, tidak ada isyarat visual untuk dibaca, dan tidak ada cara untuk mengetahui siapa yang berbicara selain pengenalan suara. Ketika berpartisipasi dalam panggilan konferensi, oleh karena itu perlu untuk menerapkan etiket panggilan konferensi yang tepat, yang melibatkan segala sesuatu mulai dari tempat duduk seseorang saat menerima panggilan hingga cara menyapa peserta lain dalam panggilan tersebut. Memperhatikan etiket panggilan konferensi yang tepat dapat membantu penelepon menghindari kesalahan langkah yang memalukan dan sebaliknya membantu menjalankan rapat yang lancar dan efektif.
Penyelenggara panggilan harus memulai rapat tepat waktu dan dengan perkenalan sepanjang jalan. Etiket panggilan konferensi menyatakan bahwa setiap orang dalam panggilan harus dikenali dan diperkenalkan sehingga semua peserta saling mengenal dan dapat mendengar satu sama lain. Mungkin bermanfaat untuk mengirim email atau mengedarkan agenda rapat kepada semua peserta dengan nama semua orang yang dihubungi. Rapat harus dimulai tepat waktu. Panggilan konferensi, dengan kata lain, harus dijalankan secara profesional seperti pertemuan tatap muka, dan penyelenggara harus dipersiapkan dengan baik seperti halnya pertemuan langsung.
Mematuhi etiket panggilan konferensi mengenai kebisingan latar belakang mungkin merupakan aspek terpenting dari panggilan itu sendiri. Seseorang harus menghindari berbicara di telepon seluler, karena penerimaan dapat menyebabkan masalah kejelasan dan menangkap kebisingan latar belakang yang mengganggu. Setiap penelepon harus berpartisipasi dalam panggilan dari ruangan yang tenang dengan sedikit atau tanpa gangguan. Jika menerima telepon di rumah, seseorang harus memastikan bahwa dia tidak akan terganggu oleh anggota keluarga, hewan peliharaan, atau interaksi dan suara lain yang mengganggu. Suara-suara seperti itu dapat mengalihkan perhatian semua peserta dan menghambat kemajuan rapat. Hindari juga membuat suara yang tidak perlu, seperti mengetuk pensil, mengunyah makanan, atau bergerak di kursi yang keras.
Karena tidak seorang pun dalam panggilan konferensi akan bertemu satu sama lain, etiket panggilan konferensi menentukan bahwa setiap pembicara mengidentifikasi diri mereka sebelum berbicara. Ini menghindari kebingungan di antara kelompok penelepon dan memungkinkan setiap peserta untuk membuat catatan akurat tentang apa yang dikatakan dan oleh siapa. Suara acak yang berbicara tanpa identifikasi dapat meresahkan dan membingungkan pembicara lain, dan mengidentifikasi diri sendiri pada panggilan konferensi mirip dengan melakukan kontak mata selama pertemuan tatap muka.