Apa Tips Terbaik untuk Dokumentasi Proses Bisnis?

Dokumentasi proses bisnis adalah proses membuat catatan tertulis tentang langkah-langkah yang terkait dengan proses atau prosedur bisnis tertentu. Dokumentasi semacam itu membantu menstandardisasi prosedur dan menetapkan praktik terbaik. Kiat untuk membuat dokumen proses yang jelas dan efektif termasuk menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, meminta banyak pihak meninjau dokumentasi dan menulis dokumen terperinci dan lembar contekan yang disederhanakan.

Banyak perusahaan membuat dokumentasi proses bisnis untuk tujuan pelatihan. Ini berarti bahwa banyak individu yang mungkin memiliki tingkat pemahaman yang sangat berbeda cenderung membaca dokumen tersebut. Untuk memastikan efektivitas maksimum, dokumen proses harus mudah dipahami oleh siapa saja yang mungkin menggunakannya.

Para ahli sering merekomendasikan untuk menulis dokumen semacam itu menggunakan bahasa yang setara dengan tingkat membaca kelas sembilan. Penulis juga harus menghindari penggunaan jargon teknis atau industri. Ketika akronim atau istilah industri harus digunakan, akronim atau istilah industri harus didefinisikan terlebih dahulu dengan jelas. Juga bijaksana untuk memasukkan daftar definisi saat membuat dokumentasi proses bisnis.

Sementara dokumentasi proses bisnis sering diselesaikan oleh individu yang ahli dalam mengembangkan dokumen semacam itu, penting untuk meminta orang lain meninjau dokumen sebelum digunakan secara umum. Jika orang yang menulis dokumentasi bukan ahli dalam proses yang didokumentasikan, ahli tersebut harus melakukan tinjauan untuk memastikan konten secara teknis benar. Dokumen juga harus ditinjau oleh setidaknya satu individu yang sama sekali tidak terbiasa dengan proses sehingga instruksi yang tidak jelas atau langkah yang hilang dapat diidentifikasi.

Dokumen rinci adalah bagian penting dari dokumentasi proses bisnis. Dokumen tersebut menjelaskan semua langkah yang terlibat dalam suatu proses dan juga dapat memberikan informasi tambahan, seperti persyaratan program perangkat lunak, batasan hukum, dan informasi kontak untuk berbagai langkah. Meskipun dokumen sangat penting untuk penjelasan proses yang lengkap, dokumen tersebut mungkin terlalu panjang atau besar untuk dapat digunakan setiap hari.

Solusi untuk masalah ini adalah membuat lembar contekan yang hanya membahas langkah-langkah paling penting dan berfungsi sebagai pengingat setelah seluruh dokumentasi proses telah dibaca. Lembar contekan ini seharusnya menyediakan cara mudah untuk menemukan informasi dasar di setiap langkah. Mungkin bijaksana untuk memberikan nomor halaman atau bab di mana informasi dapat ditemukan dalam dokumentasi lengkap sehingga pembaca memiliki referensi jika ia membutuhkan rincian tambahan. Lembar seperti itu sering disajikan sebagai diagram alur atau garis besar.