Tarif pajak penggajian menentukan jumlah uang yang dipotong dari upah karyawan, atau dibayar oleh pemberi kerja berdasarkan jumlah upah. Uang tersebut kemudian diteruskan ke IRS, kantor pajak negara bagian atau kantor pajak lokal sebagai pembayaran pajak. Ini mencakup tiga jenis pajak utama: pajak penghasilan, jaminan sosial dan pajak Medicare, dan pajak pengangguran. Tarif pajak gaji yang tepat bervariasi, tergantung pada pendapatan dan lokasi karyawan.
Dengan pajak penghasilan, tarif pajak gaji dirancang untuk mengirimkan jumlah uang yang benar ke IRS untuk membayar tingkat pajak yang sesuai. Ini dilakukan dengan melihat tabel tarif yang terperinci. Jumlah aktual yang dibayarkan melibatkan penerapan tarif ini ke jumlah gaji, setelah terlebih dahulu dipotong pemotongan pajak. Jumlah pemotongan ini dirancang untuk mencerminkan pengurangan yang diizinkan yang menghasilkan angka penghasilan kena pajak. Proses serupa digunakan untuk pajak gaji untuk negara bagian dan, dalam beberapa kasus, pajak daerah.
Prinsip umum dari proses ini adalah mengambil perhitungan tagihan pajak tahunan secara keseluruhan dan membaginya menjadi potongan-potongan yang sesuai dengan periode pembayaran. Dengan demikian, tujuannya adalah bahwa pada akhir tahun, jumlah pajak yang benar akan dibayarkan. Dalam praktiknya, hal ini sering tidak terjadi dan karyawan tersebut harus membayar jumlah tambahan, atau diberikan pengembalian uang. Untuk alasan ini, uang yang dipotong dari upah sebagai pajak gaji tidak secara teknis diklasifikasikan sebagai karyawan yang membayar dan melunasi pajak penghasilannya, melainkan sebagai pembayaran di muka terhadap tagihan tahunan terakhir berdasarkan pengembalian pajaknya pada akhir tahun.
Contoh kedua di mana tarif pajak gaji berlaku adalah dengan pembayaran untuk mendanai jaminan sosial umum dan program Medicare. Ini umumnya dikenal sebagai pajak FICA setelah Undang-Undang Kontribusi Asuransi Federal, undang-undang yang menetapkan pajak. Pada tahun 2011, tarif pajak FICA yang dibayarkan oleh karyawan adalah 4.2% dari $106,000 pertama, ditambah 1.45% dari seluruh pendapatan; kedua komponen ini masing-masing menuju jaminan sosial dan Medicare. Secara historis, majikan akan membayar jumlah yang sama dengan pembayaran FICA karyawan. Namun, untuk tahun pajak 2011, pemberi kerja membayar jumlah yang setara dengan 6.2% dari $106,000 gaji pertama untuk jaminan sosial daripada 4.2% yang dibayarkan oleh karyawan.
Kategori terakhir dari pajak gaji adalah asuransi pengangguran. Berbeda dengan pajak penghasilan dan FICA, ini tidak dipotong dari upah karyawan dan malah dibayar oleh majikan. Ini digolongkan sebagai pajak gaji, karena jumlah pajak didasarkan pada uang yang dibayarkan kepada seorang karyawan. Untuk tahun pajak 2011, pemberi kerja membayar 6.2% dari $7,000 pertama dari upah tahunan karyawan. Pembayaran tepat waktu dapat mengurangi tarif ini menjadi hanya 0.8%.