Seorang asisten administrasi dapat bekerja langsung di bawah satu administrator senior atau dia dapat bekerja sebagai asisten tim administrator. Posisi ini ada di banyak bidang dan industri, dari militer hingga desain arsitektur. Tanggung jawab asisten administrasi sering kali mencakup tugas administrasi, tetapi mungkin melibatkan tugas yang lebih khusus di industri tertentu.
Menghabiskan banyak waktu di depan komputer sering menjadi bagian dari pekerjaan asisten administrasi. Kemungkinan dia akan banyak mengetik. Dokumen yang mungkin dia ketik dapat mencakup laporan atau korespondensi dari administrator senior ke pihak ketiga. Terkadang, dia mungkin mengetik dari draf atau catatan yang diberikan kepadanya. Di lain waktu, dia mungkin diminta untuk menulis materinya sendiri.
Tanggung jawab asisten administrasi juga dapat mencakup merevisi pekerjaan yang telah dihasilkan oleh orang lain. Beberapa administrator senior memerlukan asisten administrasi mereka untuk membaca dokumen dan laporan yang ditulis oleh anggota staf lainnya. Mungkin diperlukan bahwa asisten administrasi menyoroti kesalahan atau area di mana bahasa terlalu teknis untuk khalayak umum.
Membalas permintaan, pertanyaan, dan keluhan mungkin juga termasuk di antara daftar tanggung jawab asisten administrasi. Administrator senior sering kali terlalu sibuk untuk berkomunikasi dengan semua orang yang membutuhkan perhatian. Asisten mereka biasanya membebaskan mereka dari beban ini dengan menanggapi email, menyaring panggilan, dan membaca email mereka.
Penjadwalan adalah tugas lain yang biasanya diberikan kepada asisten administrasi. Banyak administrator senior mengandalkan asisten mereka agar mereka tetap teratur. Asisten sering kali adalah orang yang menjadwalkan rapat, janji temu, dan wawancara. Meskipun administrator senior adalah atasannya, asisten mungkin harus dengan tegas menyarankan agar kegiatan tertentu dilakukan pada waktu tertentu atau ditunda hingga kemudian hari.
Karena administrator senior tidak dapat berada di mana pun dia berada, tanggung jawab asisten administrasi mungkin termasuk bertindak sebagai pengganti. Adalah umum bagi asisten administrasi untuk diminta menghadiri pertemuan dan memberi pengarahan kepada administrator senior sesudahnya. Asisten mungkin juga harus bertemu klien atau mitra bisnis tertentu. Dia mungkin diberi wewenang untuk membuat beberapa keputusan atas nama atasannya atau dia mungkin hanya diminta untuk menyampaikan pokok-pokok diskusi.
Seorang asisten administrasi mungkin juga menemukan bahwa dia harus melakukan banyak penelitian. Ini bisa menjadi bagian rutin dari tugasnya atau permintaan sesekali. Administrator senior seringkali bertanggung jawab atas berbagai laporan, proyek, dan proposal yang harus diselesaikan dengan tenggat waktu tertentu. Mungkin mustahil bagi mereka untuk mengumpulkan semua informasi yang mereka butuhkan dan menyusun bahan-bahan yang dibutuhkan.
Tanggung jawab asisten administrasi lainnya mungkin tampak seperti tugas kasar. Ketika ada rapat dewan, asisten administrasi mungkin harus mengatur makan siang. Dia mungkin diminta untuk membuatkan atau membawa kopi ketika dibutuhkan. Tugas-tugas seperti pergi ke kantor pos, menandatangani pengiriman, dan pengarsipan juga dapat diberikan kepadanya.