Ketika bisnis dan organisasi mempekerjakan karyawan, berkali-kali, mereka membuat ringkasan tentang tipe ideal orang yang paling dapat memenuhi posisi pekerjaan. Dalam ringkasan ini ditemukan daftar keterampilan yang diperlukan yang diperlukan untuk secara efektif menyelesaikan tugas yang terdiri dari pekerjaan itu. Sebagian besar perusahaan mengacu pada jenis ringkasan ini sebagai spesifikasi orang. Membuat spesifikasi orang yang terperinci memberikan manfaat bagi pemberi kerja, tetapi juga memiliki kelemahan. Ada pedoman tertentu yang harus diikuti untuk menciptakan spesifikasi orang yang efektif.
Dalam spesifikasi seseorang adalah daftar terperinci yang biasanya mencakup semua keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan yang harus dimiliki seseorang agar dapat memenuhi posisi pekerjaan secara efektif. Sebagian besar spesifikasi mencakup judul posisi pekerjaan dan pada tingkat apa itu berada di dalam perusahaan. Lokasi pekerjaan dan karyawan tingkat atas yang akan dilaporkan oleh karyawan baru juga dicantumkan. Karena semua posisi pekerjaan diciptakan dengan tujuan dalam pikiran, tujuan yang harus dicapai karyawan dicantumkan, serta tugas yang harus diselesaikan.
Meskipun spesifikasi seseorang berbeda dari deskripsi pekerjaan, itu tetap sangat bermanfaat bagi pemberi kerja. Spesifikasi orang tidak dilihat oleh pelamar, hanya dengan mempekerjakan personel, itulah yang membuat mereka berbeda dari deskripsi pekerjaan. Setelah pemberi kerja membuat spesifikasi jenis ini, dia dapat dengan mudah mengidentifikasi pelamar kerja mana yang memiliki potensi terbaik untuk memenuhi posisi pekerjaan yang sesuai, serta kandidat yang tidak ideal. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menyelesaikan proses perekrutan dengan cara yang paling efisien waktu.
Meskipun spesifikasi seseorang dapat membuat proses perekrutan untuk bisnis lebih sederhana, tetap saja ada kekurangannya. Jika tidak dibuat secara efektif, spesifikasi jenis ini dapat menanggung konsekuensi hukum karena sejumlah alasan. Terminologi yang tercantum dalam spesifikasi orang tidak pernah bisa mengungkapkan bias yang tidak berlaku untuk posisi pekerjaan. Melakukan hal itu dapat menyebabkan spesifikasi dianggap diskriminatif.
Setiap kali majikan membuat spesifikasi orang untuk posisi pekerjaan, dia harus mematuhi beberapa pedoman. Majikan tidak boleh memasukkan persyaratan atau spesifikasi apa pun yang tidak berlaku untuk posisi pekerjaan yang sedang diisi. Kriteria apa pun yang dapat dinilai secara tidak memihak atau netral juga tidak boleh dimasukkan. Untuk mempekerjakan orang yang paling cocok, tugas dan persyaratan pekerjaan yang berlebihan harus dihindari. Majikan juga harus menyertakan alasan mengapa setiap persyaratan disertakan. Spesifikasi seseorang juga harus diperbarui dan ditinjau secara berkala untuk memastikan validitasnya.