Dalam dunia kerja, ada banyak peran penting yang harus dipenuhi, termasuk sebagai pegawai administrasi. Bagi banyak organisasi di sektor publik dan swasta, pekerjaan petugas administrasi sangat banyak, karena selalu ada kebutuhan akan profesional yang memenuhi syarat untuk mengawasi fungsi operasional dan administrasi yang penting. Petugas administrasi membantu menjaga organisasi berjalan lancar dan terorganisir untuk memenuhi tantangan lingkungan bisnis.
Bagi banyak organisasi, pekerjaan petugas administrasi dikelola oleh profesional administrasi berpengalaman yang telah beberapa tahun mengelola fungsi departemen yang kompleks. Petugas administrasi berfungsi sebagai penasihat utama bagi anggota staf lain untuk bidang minat atau tugas khusus mereka. Sering kali, petugas administrasi diberi tanggung jawab untuk membuat keputusan, mengawasi proyek-proyek penting dan membimbing karyawan lain untuk mencapai tujuan perusahaan.
Secara umum, petugas administrasi – kadang-kadang disebut sebagai manajer kantor, kepala departemen, atau asisten administrasi – bekerja sama dengan manajemen eksekutif organisasi yang mereka layani. Peran petugas administrasi adalah untuk mendukung tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan menangani sebagian tanggung jawab. Ini adalah tujuan akhir dari petugas administrasi untuk mengelola kantor dan tugas departemen secara terorganisir dan tepat waktu.
Pekerjaan petugas administrasi ada di berbagai organisasi dan secara rutin menangani banyak tugas. Asisten administrasi memberikan dukungan kepada manajer departemen atau regional dalam divisi penjualan, layanan pelanggan, atau keuangan. Manajer kantor bertanggung jawab atas lingkungan kantor dan fungsi keseluruhan yang terkait dengan menjalankan kantor yang sibuk. Petugas administrasi lainnya menangani manajemen catatan keuangan dan klien yang kompleks dan dapat disebut sebagai manajer akun atau jaminan kualitas.
Untuk menjadi petugas administrasi, umumnya diharuskan memiliki minimal ijazah sekolah menengah dan beberapa kursus perguruan tinggi. Memiliki komunikasi yang kuat dan keterampilan interpersonal adalah karakteristik seorang profesional administrasi yang sukses. Selain itu, memiliki pengalaman dalam fungsi kantor dan praktik bisnis adalah kunci untuk mengelola pekerjaan petugas administrasi. Mampu melakukan banyak tugas dan terorganisir, ditambah menggunakan waktu dengan bijak dan menangani beberapa proyek sekaligus adalah keterampilan utama dari profesional administrasi.
Untungnya, ada banyak peluang untuk bekerja dalam pekerjaan administratif di sebagian besar industri, termasuk perusahaan swasta, lembaga pemerintah, organisasi nirlaba, dan entitas publik. Karena selalu ada kebutuhan akan pekerja kantoran yang berkualitas untuk melakukan berbagai tugas administrasi dalam upaya merampingkan upaya organisasi, ada banyak pekerjaan administrasi tingkat pemula. Memilih untuk bekerja sebagai petugas administrasi membutuhkan komitmen terhadap misi organisasi serta etika kerja yang solid dan rasa tanggung jawab pribadi yang kuat atas kualitas pekerjaan yang dilakukan.