Sebagian besar teknologi konferensi video dapat diatur ke dalam berbagai jenis perangkat keras yang diperlukan untuk konferensi video dan perangkat lunak yang digunakan untuk membuat koneksi antar peserta. Perangkat keras standar dimulai dengan peralatan audio dan video yang diperlukan untuk jenis komunikasi ini, termasuk kamera, mikrofon, dan speaker. Kebutuhan perangkat keras lainnya lebih umum, dan mencakup komputer dan monitor, perangkat koneksi atau peralatan untuk jaringan, serta perangkat input khusus yang mungkin diperlukan. Teknologi konferensi video juga mencakup perangkat lunak yang digunakan untuk jenis konferensi ini, biasanya termasuk program untuk membangun koneksi antara pengguna dan perangkat lunak pengeditan video atau audio.
Teknologi konferensi video biasanya mengacu pada perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan pengguna yang merupakan bagian dari konferensi video. Salah satu komponen terpenting dari jenis teknologi ini adalah peralatan yang digunakan untuk menangkap audio dan video. Ini biasanya mencakup satu atau lebih kamera, serta setidaknya satu mikrofon, dan ini sering diatur dengan cara yang berbeda tergantung pada jumlah pembicara di konferensi. Jika banyak orang menggunakan teknologi konferensi video untuk semua berkomunikasi bersama, maka masing-masing mungkin membutuhkan mikrofon dan mungkin juga memerlukan kamera atau webcam.
Ada juga banyak teknologi konferensi video lain yang digunakan dalam konferensi semacam itu, termasuk perangkat keras lainnya. Setiap orang yang melihat atau berpartisipasi dalam konferensi jenis ini biasanya memerlukan komputer dan monitor layar. Perangkat input seperti mouse dan keyboard biasanya juga diperlukan, meskipun beberapa sistem mungkin menggunakan peralatan input yang lebih khusus. Semua teknologi konferensi video ini biasanya terhubung ke jaringan untuk memungkinkan pengguna terhubung ke pengguna lain dan menerima data yang dikirim oleh tuan rumah.
Perangkat lunak adalah jenis penting dari teknologi konferensi video. Program yang berbeda dapat digunakan untuk memungkinkan masing-masing anggota konferensi terhubung satu sama lain dan berkomunikasi. Program-program ini dapat memungkinkan satu host untuk menyediakan konten audio dan video untuk klien lain, atau memungkinkan beberapa individu untuk semua melihat dan mendengar satu sama lain saat berkomunikasi secara real time.
Beberapa teknologi konferensi video juga dapat menyertakan program lain yang digunakan untuk membuat konferensi video. Jika konferensi direkam dan kemudian disediakan secara online untuk orang lain, maka perangkat lunak pengeditan dapat digunakan untuk membuat file konferensi akhir. Program lain juga dapat digunakan untuk menambahkan animasi atau grafik informatif ke presentasi video.