Ada empat jenis solusi pengadaan yang biasa ditemukan di lingkungan bisnis. Keempat solusi ini membutuhkan keahlian yang signifikan untuk menyiapkan, mendukung, dan mengelola. Pengadaan atau pembelian adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa untuk bisnis atau organisasi. Solusi pembelian dapat berupa alat elektronik, solusi perangkat lunak, pemasok pihak ketiga, atau perusahaan jasa yang dikontrak.
Ada tren yang berkembang menuju pengadaan elektronik, yang mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan siklus pembelian dengan menggunakan dokumen elektronik, persetujuan otomatis, dan alat alur kerja terkait. Untuk menyiapkan solusi pengadaan elektronik, pemasok harus membuat katalog produk online, lengkap dengan deskripsi barang dan harga. Pengguna bisnis harus memiliki metode untuk mengakses katalog, memilih item mereka, dan menyediakan metode pembayaran. Banyak perusahaan besar memiliki sistem pengadaan elektronik yang terintegrasi dengan sistem keuangan.
Hampir semua sistem akuntansi komputer menyertakan beberapa solusi pengadaan. Masing-masing sistem akuntansi yang berbeda menyediakan berbagai fungsi dalam sistem pengadaan. Solusi pengadaan standar menyediakan alat untuk membuat daftar permintaan pembelian, pesanan, penawaran, dan tender. Kemampuan untuk memproses penerimaan barang, pengembalian barang, dan faktur dapat menjadi bagian dari solusi pengadaan atau sistem akuntansi. Integrasi pengadaan dan akuntansi membutuhkan upaya yang signifikan dan mungkin tidak dapat dilakukan dengan semua sistem.
Pemasok pihak ketiga sering dikontrak untuk memasok dan mendukung solusi pengadaan berpemilik. Dalam model ini, perangkat lunak pengadaan sepenuhnya di-host, dikelola, dan didukung oleh pemasok. Pengguna di dalam perusahaan diberikan akun pengguna dan kemampuan untuk melakukan aktivitas pembelian yang diperlukan dalam posisinya.
Laporan aktivitas, penghematan biaya, dan jejak audit diberikan kepada manajemen senior secara bulanan atau triwulanan. Jenis solusi pengadaan ini populer di perusahaan kecil dengan banyak kantor jarak jauh. Biaya penerapan dan dukungan solusi pengadaan berbasis Internet bisa sangat tinggi.
Perusahaan jasa kontrak yang menawarkan solusi pengadaan biasanya berfokus pada penyediaan keahlian dalam layanan pengadaan tradisional. Area ini termasuk tender tender, manajemen lelang, permintaan review proposal, dan negosiasi kontrak. Di perusahaan kecil dan menengah, aktivitas ini tidak sering terjadi. Anggota staf tidak memiliki kesempatan yang cukup untuk mengembangkan tingkat keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas ini secara efektif. Pengadaan mewakili area penghematan yang mungkin bagi sebagian besar perusahaan, dan penting untuk menggunakan sumber daya yang benar untuk mendapatkan penghematan ini.