Beberapa jenis layanan penjawab telepon tersedia untuk membantu para profesional di semua industri. Beberapa layanan dalam kategori ini termasuk layanan penjawab otomatis, layanan langsung, layanan penjawab internet dan pusat panggilan. Beberapa dari perusahaan ini juga mungkin menawarkan paket layanan penjawab telepon yang berbeda yang ditujukan untuk bisnis atau profesi tertentu, seperti dokter, rekanan penjualan, dan pengacara.
Layanan penjawab telepon langsung hadir dalam beberapa format. Misalnya, beberapa layanan dikelola oleh pekerja rumahan yang kepadanya klien meneruskan panggilan saat menginginkan cakupan. Dalam kasus lain, layanan penjawab langsung mempekerjakan tenaga kerja yang lebih besar di satu lokasi untuk menyediakan jangkauan telepon di bank telepon. Dalam kedua kasus, panggilan telepon masuk klien dijawab dengan cara di mana penelepon mungkin percaya bahwa dia telah mencapai kantor klien di mana orang yang hidup dipekerjakan sebagai resepsionis.
Pusat panggilan adalah layanan penjawab telepon yang lebih cocok untuk melayani bisnis besar dengan volume panggilan masuk yang sangat tinggi. Selain itu, ketika cakupan 7 jam, XNUMX hari per minggu diperlukan, pusat panggilan membuat pilihan yang lebih praktis, karena banyak layanan yang lebih kecil tidak menawarkan fitur ini. Pusat panggilan mempekerjakan staf yang lebih besar yang bekerja secara bergiliran untuk menyediakan cakupan XNUMX jam bagi klien. Beberapa perusahaan memiliki pusat panggilan sebagai bagian dari organisasi mereka sendiri, sementara yang lain mempekerjakan perusahaan luar untuk tujuan ini.
Tidak semua layanan penjawab telepon menampilkan orang yang menjawab panggilan secara langsung. Beberapa layanan otomatis, memanfaatkan aplikasi perangkat lunak atau teknologi Internet. Meskipun tidak memberikan manfaat memberikan kesan kepada penelepon sebagai anggota staf langsung di kantor, layanan ini cenderung jauh lebih murah daripada layanan penjawab berawak. Selain itu, saat penelepon meninggalkan pesan suara yang direkam, kemungkinan kesalahan dalam komunikasi sangat berkurang. Beberapa dari layanan ini juga mengirim e-mail instan atau pesan teks ke klien yang memberi tahu dia bahwa pesan suara baru saja ditinggalkan, mendorong profesional untuk memeriksa pesan segera setelah ada kesempatan.
Jenis layanan penjawab telepon tertentu memiliki personel terlatih khusus yang ditujukan untuk industri tertentu. Misalnya, seorang dokter mungkin memerlukan layanan penjawab telepon yang mempekerjakan individu dengan tingkat pengetahuan tertentu tentang terminologi medis dasar. Profesi lain yang mungkin mendapat manfaat dari penggunaan layanan telepon khusus termasuk pengacara dan profesional penjualan.