Secara umum, manajemen cetak mengacu pada administrasi, pemantauan dan pemeliharaan perangkat keras printer, perangkat lunak printer, dan layanan dokumen. Layanan manajemen cetak yang ditawarkan kepada bisnis dapat mencakup perangkat keras, perangkat lunak, dan kontrol dokumen atau kombinasi dari semuanya. Perusahaan yang menawarkan layanan ini biasanya menyediakan opsi di tempat, online, jarak jauh, dan sesuai permintaan untuk klien mereka. Layanan manajemen cetak dapat bermanfaat bagi perusahaan dengan menurunkan biaya terkait printer, meningkatkan produktivitas, meminimalkan kesalahan, dan merampingkan proyek.
Opsi di tempat yang ditawarkan oleh perusahaan manajemen printer biasanya mencakup teknisi terlatih yang dapat memberikan dukungan khusus kepada sekelompok klien di suatu wilayah. Klien biasanya melakukan panggilan ke pusat layanan untuk meminta dukungan pada masalah perangkat keras atau perangkat lunak. Teknisi biasanya mencoba memecahkan masalah dengan klien melalui telepon terlebih dahulu. Jika masalah tidak mudah diselesaikan, teknisi biasanya mengunjungi lokasi. Layanan di tempat biasanya tersedia untuk masalah perangkat keras dan perangkat lunak, tetapi tidak untuk manajemen dokumen. Sementara beberapa keuntungan dari layanan di tempat mungkin perhatian terhadap detail dan dukungan pelanggan yang disesuaikan dengan klien, kerugiannya biasanya biaya layanan yang lebih tinggi dan waktu tunggu yang lebih lama untuk menyelesaikan masalah.
Banyak perusahaan juga menawarkan layanan manajemen cetak online kepada klien mereka. Layanan online untuk perangkat lunak printer dan manajemen dokumen biasanya digabungkan dengan dukungan teknis di tempat untuk masalah perangkat keras. Dalam kasus masalah perangkat lunak, klien dengan dukungan online biasanya masuk ke akun yang sudah ada sebelumnya dan mengajukan permintaan yang kemudian dijawab melalui obrolan langsung atau email.
Untuk manajemen dokumen, klien biasanya dapat masuk ke akun mereka, memesan dokumen yang ingin mereka cetak, mengunggah materi yang diperlukan untuk menghasilkan dokumen dan kemudian membayar produk. Produk biasanya kemudian dikirim ke perusahaan dalam beberapa hari kerja. Layanan manajemen cetak online biasanya merupakan pilihan yang menarik bagi perusahaan besar yang mungkin memiliki periode alur kerja yang berat dan dapat menggunakan bantuan tambahan dalam menyelesaikan proyek-proyek penting. Seringkali, mungkin lebih murah untuk mengalihdayakan pekerjaan pencetakan daripada membayar sumber daya dan personel tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan di rumah.
Layanan jarak jauh untuk manajemen cetak biasanya melibatkan dukungan perangkat keras dan perangkat lunak printer untuk printer jaringan di perusahaan besar. Perusahaan jasa biasanya memasang perangkat lunak pemantauan di jaringan komputer perusahaan. Perangkat lunak biasanya memeriksa kesalahan atau malfungsi perangkat keras saat memantau tingkat toner printer dan penggunaan klien. Layanan manajemen cetak jarak jauh bervariasi tergantung pada perangkat lunak yang digunakan dan tingkat kontrol yang diambil oleh perusahaan layanan. Jika tingkat kontrol atas sumber daya printer perusahaan terlalu tinggi, klien mungkin menjadi frustrasi dan tidak puas dengan layanan tersebut.
Perusahaan yang memiliki layanan manajemen cetak sesuai permintaan biasanya memiliki perangkat lunak khusus yang diinstal pada printer jaringan mereka. Dengan menggunakan perangkat lunak, mereka dapat meminta dukungan perangkat lunak printer dan layanan manajemen dokumen. Dukungan berdasarkan permintaan seringkali lebih mahal karena pada dasarnya merupakan layanan jarak jauh khusus. Biasanya perusahaan besar dengan kebutuhan pencetakan yang lebih besar menggunakan layanan on-demand. Perusahaan dengan banyak proyek penting yang perlu diselesaikan dalam tenggat waktu yang singkat dapat mengambil manfaat dari solusi sesuai permintaan.