Ada banyak istilah yang digunakan untuk menggambarkan sistem kolaboratif, termasuk komunitas pembelajaran profesional, tim manajemen produksi, rapat dewan, dan bahkan komite. Beberapa sistem kolaboratif dapat terbentuk dan larut dalam bisnis atau operasi apa pun saat kebutuhan baru muncul. Beberapa mungkin ditempatkan sementara ketika merencanakan proyek-proyek besar atau pemecahan masalah tertentu. Sistem kolaboratif lainnya sedang berlangsung dan berorientasi pada tujuan jangka panjang yang sama.
Nama berbeda yang digunakan untuk menggambarkan sistem kolaboratif dapat membingungkan, karena dua organisasi mungkin menggunakan nama yang sama persis untuk sistem mereka, namun beroperasi dengan cara yang sangat berbeda. Terkadang, sistem kolaboratif yang pada dasarnya identik dalam fungsi diberi nama yang berbeda. Misalnya, sebuah kelompok dapat disebut tim tingkat kelas di satu sekolah dan tim interdisipliner di sekolah lain. Nama sebenarnya yang digunakan organisasi untuk sistem kolaboratif khususnya tidak sepenting pekerjaan yang dilakukan tim atau sistem.
Sistem kolaboratif dapat dianggap sebagai tim atau kelompok individu yang bekerja bersama untuk menyelesaikan tugas tertentu. Kata “kolaboratif” dapat dipecah menjadi awalan co- dan akar kata kerja. Awalan berarti bersama-sama, bersama, atau sama, dan kerja berarti bekerja. Jadi, sistem kolaboratif adalah pengaturan apa pun di mana orang-orang bersatu dalam beberapa bentuk aktivitas atau kerja bersama. Sistem ini terkadang berbasis teknologi, menggunakan jaringan komunikasi perusahaan sebagai lawan dari pertemuan fisik waktu nyata untuk melibatkan pekerja dan terlibat dalam diskusi.
Dua rekan berdiskusi dan berbagi ide tentang bagaimana memecahkan masalah di tempat kerja mungkin terlibat dalam sistem kolaboratif informal. Contoh yang lebih rumit dari sistem ini melibatkan tim atau kader karyawan tertentu yang bertemu pada waktu yang dijadwalkan secara teratur. Sistem kolaboratif yang sangat terstruktur ini umumnya mengikuti agenda yang ketat, dan para pemimpin mengikuti pola yang berorientasi pada tugas. Apakah sederhana atau kompleks, satu benang merah di antara semua sistem kolaboratif adalah kebutuhan yang kuat untuk komunikasi yang jelas dan kepemimpinan yang efektif.
Dalam pendidikan, sistem kolaboratif sering kali melibatkan tim guru yang mengajar siswa atau mata pelajaran yang sama. Individu-individu ini dapat bertemu untuk merencanakan pengajaran bersama, dan kemudian mengevaluasi pekerjaan siswa untuk menentukan keberhasilan instruksi. Dalam bisnis, strategi pemasaran kolaboratif dapat menghadirkan skenario serupa. Beberapa departemen atau karyawan dapat menempatkan strategi pada tempatnya dan kemudian berkumpul setelah implementasi untuk menilai keefektifan strategi. Dalam semua kasus, sistem kolaboratif didasarkan pada premis bahwa memfokuskan banyak pikiran pada tugas tertentu lebih baik daripada individu yang melakukannya sendiri.