Buku besar sederhana digunakan dalam bisnis untuk melacak dan mendokumentasikan arus masuk dan arus kas keluar. Buku besar memisahkan saldo akun aset dan kewajiban menjadi debit dan kredit. Sub-buku besar merinci transaksi yang secara langsung mempengaruhi saldo akun, seperti piutang. Buku besar kadang-kadang disebut sebagai t-account, karena semua transaksi yang mempengaruhi saldo debet harus seimbang atau sama dengan transaksi yang mempengaruhi saldo kredit.
Pemegang buku dan akuntan mendokumentasikan pengeluaran perusahaan dan pembayaran yang diterimanya melalui serangkaian entri jurnal. Misalnya, jika sebuah perusahaan membeli persediaan secara kredit, entri debet akan dibuat dalam jumlah pembelian persediaan. Entri kredit yang sesuai akan dibuat untuk jumlah yang sama yang menunjukkan saldo terutang pada faktur atau jalur kredit. Jumlah ini akhirnya digunakan untuk menghitung saldo akhir akun, yang kemudian dapat ditransfer ke salah satu jenis buku besar sederhana.
Istilah t-account digunakan untuk menggambarkan proses pemilahan transaksi debit dan kredit. Nama tersebut berasal dari bagaimana transaksi diwakili: garis yang menyerupai huruf “t” digambar di atas kertas, dengan jumlah debit dicatat di sebelah kanan dan jumlah kredit dicatat di sebelah kiri. Setiap transaksi berisi baik debit dan kredit ke sub-buku besar. Misalnya, pembayaran yang dilakukan pada faktur akan menghasilkan debit, atau penurunan, ke akun kas dan kredit, atau peningkatan, ke akun hutang.
Untuk kelompok transaksi yang terkait satu sama lain, sub-buku besar dibuat. Sub-buku besar adalah cara untuk membantu menyederhanakan laporan keuangan perusahaan. Mereka mencerminkan apakah saldo akun meningkat atau menurun selama periode akuntansi, yang biasanya dapat berlangsung selama tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun. Misalnya, dalam kasus piutang, jumlah saldo dapat mencerminkan apakah perusahaan mengalami masalah dalam mengumpulkan uang yang terutang atas persediaan yang telah dijual.
Saldo akhir dari sub-buku besar dipindahkan ke buku besar umum. Jenis buku besar sederhana ini adalah ringkasan asal-usul seluruh saldo debit dan kredit perusahaan. Buku besar tidak memberikan rincian tentang saldo akun. Misalnya, akun “penjualan” akan terdaftar sebagai satu saldo dan merupakan total dari semua penjualan yang dihasilkan perusahaan untuk periode akuntansi tersebut.
Buku besar umum juga dikenal sebagai “entri terakhir.” Buku besar sederhana berisi nilai-nilai yang akan digunakan untuk membuat neraca perusahaan, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Pencatatan yang cermat dalam buku besar sederhana dapat sangat membantu ketika tiba saatnya untuk menyusun neraca, karena aset perusahaan harus sama dengan kewajibannya ditambah ekuitas pemegang sahamnya.