Pesanan pembelian melayani fungsi otorisasi pembelian barang atau jasa dari vendor yang berbeda. Berbagai formulir pesanan pembelian digunakan untuk berbagai ukuran dan jenis pembelian. Bentuk-bentuk ini termasuk daftar permintaan atau permintaan pembelian, pesanan pembelian reguler, pesanan pembelian tetap, pesanan pembelian menyeluruh, kontrak untuk layanan, dan pesanan perubahan.
Dalam proses pesanan pembelian biasa, jika unit bisnis perlu melakukan pembelian, unit bisnis menyiapkan permintaan pesanan pembelian atau daftar permintaan yang merinci item yang diinginkan, kuantitas, biaya unit, kapan item dibutuhkan dan vendor yang disukai, jika ada. Unit bisnis mengajukan permintaan kepada manajer yang berwenang untuk menyetujui pembelian atau ke departemen pembelian untuk persetujuan. Jika pesanan pembelian untuk pembelian besar atau sejumlah besar uang, mungkin memerlukan lebih dari satu tingkat persetujuan sebelum diselesaikan.
Departemen pembelian meninjau permintaan dan memilih vendor terbaik untuk bahan atau layanan. Setelah permintaan disetujui, pesanan pembelian dikeluarkan dan diberi nomor, dan nomor itu kemudian dirujuk pada semua korespondensi yang berkaitan dengan pesanan itu, melalui pengiriman dan pembayaran. Formulir pesanan pembelian dapat berbentuk elektronik atau dicetak. Tampilan formulir pesanan pembelian tidak penting; itu adalah informasi di atasnya yang menetapkan kesepakatan antara vendor dan pembeli.
Formulir pesanan pembelian tetap digunakan ketika bisnis membutuhkan pengiriman reguler dengan jumlah bahan yang sama, seperti pengiriman bulanan. Pesanan pembelian tetap menyetujui interval pengiriman dan harga komoditas, dan menentukan jangka waktu pesanan tetap akan tetap berlaku. Pesanan pembelian tetap juga dapat digunakan untuk sewa peralatan atau pemeliharaan yang akan berlangsung selama periode yang ditentukan.
Formulir pesanan pembelian selimut digunakan untuk menutupi pembelian rutin sejumlah kecil barang bernilai rendah. Misalnya, kantor mungkin memiliki pesanan pembelian menyeluruh untuk pembelian persediaan kertas, tinta, dan toner untuk fungsi penyalinan dan pencetakan. Pesanan menyeluruh biasanya membatasi jenis barang yang dapat dibeli dan menetapkan batas pesanan individu dan batas nilai total, serta tanggal kedaluwarsa.
Formulir pesanan pembelian kontrak biasanya digunakan untuk menutupi pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Mereka menentukan dengan tepat pekerjaan apa yang akan dilakukan dan pada jadwal apa. Pesanan pembelian kontraktual mungkin menyediakan pembayaran sementara saat proyek mencapai tonggak tertentu. Jika, selama proyek, menjadi perlu untuk memodifikasi persyaratan, perintah perubahan mungkin dikeluarkan. Pesanan perubahan merinci dengan tepat spesifikasi apa yang telah diubah dan dimasukkan ke dalam pesanan pembelian asli.
Persyaratan perusahaan mungkin meminta tawaran untuk pembelian apa pun yang akan menelan biaya lebih dari sejumlah uang tertentu atau yang melibatkan jenis barang atau jasa tertentu. Dalam hal ini, departemen pembelian akan meminta penawaran. Setelah penawaran diterima dan ditinjau, departemen pembelian akan memberikan pesanan pembelian kepada penawar yang berhasil.