Mesin faks, kependekan dari mesin faksimili, mengirim dan menerima rendering dokumen. Mesin pengirim mengirimkan gambar grafis dari satu atau lebih dokumen melalui saluran telepon dalam bentuk aliran data untuk direkonstruksi oleh mesin penerima. Mesin faks membuatnya sangat mudah untuk mengirim dokumen ke seluruh kota, ke seluruh negeri, atau bahkan ke bagian lain dunia, semuanya dalam hitungan detik.
Saat ini ada banyak sekali jenis mesin yang dapat dipilih, tetapi hampir semuanya adalah faks “kertas biasa” yang produk akhirnya sangat mirip dengan halaman yang dicetak. Bandingkan ini dengan masa lalu ketika mesin awal menggunakan gulungan kertas termal khusus yang tidak nyaman, mahal, dan tidak selalu membuat rendering dokumen faks yang baik. Faks “kertas biasa” menggunakan kertas fotokopi standar dan proses tinta.
Kemajuan alami dalam evolusi mesin faks adalah mesin multi-fungsi. Sebagai contoh, kebanyakan mesin saat ini memiliki pesan suara built-in dan fitur handset canggih sehingga telepon dapat berfungsi sebagai telepon utama dari sebuah kantor kecil. Faks akan membedakan antara panggilan modem masuk dan panggilan manusia, dan secara otomatis akan menjawab panggilan faks. Fitur telepon umumnya sangat dapat dikonfigurasi.
Fungsi lain yang umum untuk hampir semua model saat ini adalah kemampuan untuk menggunakan mesin faks sebagai mesin fotokopi. Umumnya ini dimaksudkan untuk digunakan untuk pekerjaan ringan sebagai kenyamanan, dan tidak dimaksudkan untuk menggantikan mesin fotokopi tugas berat yang berdiri sendiri. Banyak mesin juga mengintegrasikan pemindai, menghilangkan mesin tambahan lain di sekitar kantor atau rumah, dan banyak yang dapat berfungsi sebagai printer. Model ini biasanya memiliki baki kertas berkapasitas lebih besar.
Mesin faks kertas biasa bermerek dengan fungsionalitas terintegrasi dasar — faks, telepon, dan mesin fotokopi — dapat dimulai dengan harga mulai dari US$55, meskipun harga akan bergantung pada merek, model, dan fitur keseluruhan. Misalnya, model dengan beberapa saluran telepon akan sedikit lebih mahal, seperti halnya fungsionalitas printer. Juga, faks laser akan lebih mahal daripada model standar, seperti halnya mesin yang dapat mencetak dalam warna.
Beberapa fitur praktis yang harus dicari di mesin faks termasuk kemampuan untuk mengirim faks secara otomatis di tengah malam. Ini memanfaatkan tarif telepon yang lebih rendah, berguna untuk faks jarak jauh non-prioritas. Bersamaan dengan ini muncul sejumlah halaman yang akan ditampung baki faks. Satu baki dapat menampung delapan dokumen, sementara model lain dapat menampung tiga puluh. Faks dapat diprogram untuk mengirim begitu banyak halaman ke nomor pertama, mengakhiri faks, menghubungi nomor kedua, mengirim lebih banyak dokumen dari baki, dan seterusnya.
Cara terbaik untuk memilih faks yang tepat adalah dengan memperhatikan kebutuhan Anda. Tentukan fungsi terintegrasi mana yang paling dibutuhkan, prioritaskan, dan pastikan model yang Anda pilih dapat memenuhi semua kebutuhan Anda di setiap area tersebut. Jika pemindai itu penting, misalnya, apa yang akan Anda pindai? Mesin faks pengisi kertas dengan pemindai terintegrasi sangat bagus untuk memindai dokumen, tetapi untuk memindai halaman dari sebuah buku, Anda akan memerlukan pemindai alas datar untuk membuka buku tersebut. Dalam kasus terakhir, mungkin lebih mudah untuk mencari pemindai dengan kemampuan faks terintegrasi, daripada sebaliknya.