Analisis kesenjangan memungkinkan perusahaan untuk mengukur kinerja aktualnya terhadap kinerja potensialnya. Proses ini sering memungkinkan bisnis untuk menemukan area di mana peningkatan efisiensi dapat meningkatkan produktivitas dan keuntungan. Beberapa metode analisis kesenjangan yang berbeda mencakup tinjauan antara tujuan perusahaan dan tanggung jawab terkait, analisis prosedur dan staf yang tersedia untuk memenuhinya, dan melihat hasil aktual dari hasil yang diinginkan. Setiap metode analisis kesenjangan memberikan satu bagian dari teka-teki yang lebih besar secara keseluruhan. Analisis kesenjangan dapat menjadi proses yang berkelanjutan sepanjang hidup perusahaan.
Sebagian besar perusahaan memiliki berbagai tujuan yang ditetapkan oleh pernyataan misi, pemilik, dan eksekutif mereka. Sasaran ini dapat mencakup seluruh perusahaan, spesifik untuk suatu departemen, atau berdasarkan posisi dalam organisasi. Individu tertentu biasanya bertanggung jawab untuk mencapai tujuan atau memimpin perusahaan ke arah yang benar. Metode teknik analisis kesenjangan ini dimaksudkan untuk menemukan area di mana terdapat hubungan yang lemah ketika sebuah perusahaan berusaha untuk memenuhi harapan internalnya. Dalam kebanyakan kasus, perusahaan yang berfokus pada tujuannya akan memiliki sedikit kesenjangan dalam hal tanggung jawab.
Prosedur dapat mewakili panduan atau aturan khusus yang digunakan perusahaan untuk memastikan pekerja menyelesaikan tugas dengan cara tertentu. Setiap anggota staf atau karyawan harus mengetahui prosedur dan mana yang paling berlaku untuk setiap individu. Metode analisis kesenjangan di sini berusaha untuk mengidentifikasi individu mana yang gagal mengikuti prosedur. Dalam beberapa kasus, prosedur itu sendiri mungkin menjadi masalah. Prosedur yang tidak tepat dapat mencegah atau membatasi seseorang untuk menyelesaikan tugas atau aktivitas secara tepat waktu, yang mengakibatkan melemahnya output perusahaan secara keseluruhan.
Manajemen kinerja menyajikan metode lain dari analisis kesenjangan. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menginginkan lima persen laba bersih untuk bulan Juni, berdasarkan laporan laba rugi yang disiapkan secara formal. Jika ini tidak terjadi, perusahaan dapat menggunakan analisis kesenjangan untuk menemukan di mana proses anggaran rusak dan mencegah perusahaan mencapai hasil yang diinginkan. Metode analisis kesenjangan juga berfungsi untuk menilai hasil produksi atau produktivitas individu karyawan. Dengan cara ini, perusahaan dapat melakukan analisis kesenjangan bulanan.
Perusahaan dapat menggunakan beberapa metode analisis kesenjangan pada saat yang bersamaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk membuat banyak penilaian pada operasi yang berbeda secara bersamaan. Namun, poin kunci di sini adalah memiliki tujuan di balik analisis. Kegagalan untuk bertindak berdasarkan informasi negatif dan memperbaiki masalah operasional dapat mengakibatkan analisis kesenjangan yang sia-sia.