Istilah reporter pengadilan dan stenografer sering digunakan secara bergantian, meskipun sebenarnya ada beberapa perbedaan di antara keduanya. Secara umum, kedua pekerjaan tersebut menyediakan layanan transkripsi kata demi kata untuk mengubah dialog lisan menjadi dokumen hukum tertulis. Tidak seperti stenografer, reporter pengadilan sering melakukan tugas tambahan di luar transkripsi dan mungkin menemukan pekerjaan di tempat selain ruang pengadilan. Perbedaan lain antara kedua pekerjaan tersebut adalah bahwa seorang reporter pengadilan memerlukan sekolah formal serta lisensi atau sertifikasi, sedangkan menjadi stenografer tidak.
Fungsi utama reporter pengadilan dan stenografer adalah untuk menuliskan, kata demi kata, diskusi yang sedang berlangsung, seperti selama pertemuan atau sidang pengadilan. Transkrip harus merupakan catatan hukum yang akurat dan lengkap, yang kemudian dapat diberikan kepada pengadilan atau publik. Dalam beberapa kasus, dialog ditranskripsikan secara real time, sementara di kasus lain, dialog direkam menggunakan peralatan audio dan kemudian dituliskan nanti. Untuk membantu transkripsi, seseorang sering menggunakan mesin stenotipe untuk mengetik kode singkatan atau stenomask dengan cepat, yang memungkinkan seseorang berbicara ke mikrofon dan mengulangi dialog untuk tujuan perekaman.
Satu perbedaan antara reporter pengadilan dan stenografer adalah bahwa reporter pengadilan biasanya memiliki tugas selain menyalin. Seseorang mungkin menyediakan terjemahan teks tertutup untuk populasi tunarungu, menawarkan layanan notaris, atau melakukan tugas administratif. Selain itu, ia mungkin diminta untuk mengatur dan meneliti informasi dari catatan, membantu pengacara dan hakim, atau memberikan sumpah kepada saksi.
Juga, berbeda dengan stenografer, reporter pengadilan mungkin mencari pekerjaan di luar ruang sidang. Banyak dari mereka bekerja lepas berdasarkan kasus per kasus. Seseorang mungkin juga bekerja untuk firma hukum, lembaga pemerintah, atau jaringan televisi, di antara tempat-tempat lain.
Perbedaan lain antara keduanya adalah jumlah sekolah yang dibutuhkan. Untuk menjadi reporter pengadilan, biasanya dibutuhkan dua sampai empat tahun sekolah formal, dan ada banyak sekolah dan perguruan tinggi di seluruh dunia yang menawarkan kursus yang diperlukan. Selain itu, pelaporan pengadilan biasanya memerlukan lisensi atau sertifikasi regional dengan lulus ujian resmi.
Di sisi lain, untuk menjadi seorang stenografer, hanya membutuhkan waktu sekitar enam bulan pelatihan. Tidak diperlukan lisensi, meskipun ada tempat yang menawarkan sertifikasi sukarela. Karena pekerjaan ini membutuhkan lebih sedikit sekolah, seseorang biasanya mendapatkan gaji yang lebih rendah daripada reporter pengadilan. Ini juga menjadi kurang umum daripada pelaporan pengadilan karena asisten pribadi semakin mampu melakukan fungsi stenografer.