Perbedaan utama antara faktur dan tanda terima berasal dari kapan setiap jenis dokumen disediakan selama proses pembelian dan tujuan setiap dokumen. Faktur biasanya dikeluarkan oleh penjual produk atau layanan kepada orang atau perusahaan yang membeli barang tersebut, biasanya setelah barang tersebut ditransfer tetapi sebelum dibayar. Di sisi lain, tanda terima dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah barang tersebut dibayar. Sementara kedua dokumen ini dikeluarkan oleh penjual, faktur adalah permintaan pembayaran sedangkan kwitansi adalah catatan pembayaran.
Faktur dan tanda terima keduanya biasanya dikeluarkan oleh penjual produk atau layanan kepada pembeli barang itu, meskipun setiap dokumen dimaksudkan untuk tujuan yang berbeda. Faktur digunakan sebagai sarana untuk mendokumentasikan produk atau layanan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli, dan kemudian meminta pembayaran untuk barang tersebut. Ini biasanya dikeluarkan pada saat pengiriman barang yang dipesan, meskipun faktur juga dapat diterbitkan setelah pesanan dilakukan tetapi sebelum pengiriman.
Tanda terima dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli suatu barang setelah dilakukan pembayaran atas barang tersebut. Ini secara efektif bertindak sebagai bukti pembelian bagi pembeli, sehingga dia dapat menunjukkan bahwa suatu produk atau layanan dibeli secara sah. Ini juga dapat digunakan oleh pembeli untuk melacak pembayaran yang telah diterima untuk berbagai item. Baik faktur maupun tanda terima dapat digunakan sebagai bagian dari siklus pembelian, untuk membantu pembeli dan penjual melacak posisi mereka dalam siklus tersebut.
Perbedaan di mana faktur dan tanda terima diterbitkan dalam garis waktu proses pembelian patut diperhatikan. Pentingnya faktur didasarkan pada penggunaan faktur untuk mendokumentasikan penjualan sebelum pembayaran, memungkinkan penjual melacak produk yang keluar dan menunjukkan kepada pembeli produk atau layanan apa yang masuk. Ini penting untuk melacak inventaris dengan benar di kedua sisi proses pembelian, dan bagi pembeli untuk melacak pembayaran yang tertunda. Penerimaan, di sisi lain, memungkinkan pembeli untuk melacak pembayaran yang telah dilakukan dan memudahkan penjual untuk melacak faktur apa yang telah dibayar dan mana yang masih tertunda.