Istilah administrasi kantor paling sering digunakan untuk merujuk pada posisi pendukung kantor. Dalam area ini, ada berbagai posisi dengan berbagai tingkat tanggung jawab. Sementara beberapa pekerjaan administrasi kantor memberikan dukungan admin kepada eksekutif, manajer, atau departemen tertentu secara eksklusif, yang lain membantu kantor secara keseluruhan. Karena definisi administrasi dan kebutuhan akan bantuan administrasi tumbuh, banyak jabatan digunakan secara bergantian dan bervariasi dari satu tempat kerja ke tempat kerja lainnya.
Pekerjaan administrasi kantor di tingkat awal biasanya mencakup tanggung jawab seperti membuka, menyortir, dan mendistribusikan surat dan pengarsipan, mengetik, menyusun, dan mencetak dokumen. Menjawab telepon, menyapa pengunjung yang masuk, dan menyediakan minuman untuk rapat dan makan siang juga dapat dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan tingkat awal. Pekerjaan entri data dan pusat panggilan layanan pelanggan juga kadang-kadang termasuk dalam grup ini. Jabatan pekerjaan mungkin termasuk petugas meja depan, resepsionis, asisten administrasi junior, atau petugas file.
Pekerjaan admin tingkat menengah sering kali mencakup tanggung jawab seperti menjawab pertanyaan email dan telepon atas nama organisasi, mengatur rapat dan perjalanan untuk staf, membuat notulen selama rapat, dan memesan perlengkapan kantor. Tergantung pada ukuran organisasi, beberapa kantor dapat mempekerjakan seorang profesional administrasi tingkat menengah di setiap departemen, yang kemudian bertindak sebagai koordinator departemen tersebut. Pekerjaan ini mungkin memiliki judul seperti asisten administrasi, koordinator administrasi, atau manajer kantor.
Pekerjaan administrasi kantor senior menangani tingkat tanggung jawab tertinggi dalam administrasi kantor dan paling sering melibatkan bekerja sama dengan eksekutif atau anggota manajemen senior lainnya. Dalam organisasi kecil, admin kantor senior bahkan dapat menangani tanggung jawab yang mungkin memerlukan seluruh departemen, seperti pemasaran, SDM, atau akuntansi. Tanggung jawab tipikal termasuk mengelola rencana perjalanan eksekutif, membuat manual dan dokumen untuk rapat, menyetujui pesanan untuk perlengkapan kantor, menghadiri rapat menggantikan eksekutif bila diperlukan, membuat laporan pengeluaran eksekutif, dan bertindak sebagai “penjaga gerbang” dan terkadang juru bicara untuk satu atau lebih eksekutif. Selain bekerja sama dengan manajemen, profesional senior mungkin juga mengawasi staf admin tingkat pemula dan mendelegasikan tugas kepada mereka. Pekerjaan ini mungkin membawa judul seperti asisten eksekutif, koordinator eksekutif, atau asisten administrasi senior.