Proposal adalah dokumen bisnis yang biasanya digunakan untuk salah satu dari dua tujuan. Seringkali, proposal disiapkan sebagai tanggapan atas permintaan dari pelanggan potensial. Di lain waktu, dokumen disiapkan untuk mengajukan ide bisnis kepada seseorang yang memiliki posisi untuk menawarkan pembiayaan atau dukungan lainnya. Dalam kedua contoh tersebut, ada seperangkat pedoman proposal inti yang akan selalu meningkatkan peluang untuk menerima tanggapan positif terhadap dokumen tersebut.
Ketika calon pelanggan telah mengeluarkan Permintaan untuk Proposal atau RFP formal, sebagian besar pekerjaan sudah dilakukan sebelumnya. RFP akan memberi tahu Anda data apa yang harus disertakan dalam proposal sebelum dipertimbangkan. Dalam banyak kasus, RFP juga akan menentukan bagaimana data itu disajikan dan diatur. Menggunakan teks dan istilah dalam RFP akan mempermudah merancang template proposal yang akan mengesankan penerima dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan bisnis.
Pedoman proposal juga menentukan bahwa Anda menjaga teks proposal Anda jelas dan tepat. Anda ingin menyampaikan gagasan proposal utama selangsung mungkin. Ini akan meminimalkan kemungkinan siapa pun yang membaca format proposal yang sudah selesai dari kehilangan minat di tengah jalan dan beralih ke proposal yang diajukan oleh pesaing Anda. Hindari penggunaan bahasa gaul atau istilah teknis kecuali pedoman proposal yang terdapat dalam RFP secara khusus mengizinkan penggunaan kata-kata bertele-tele jenis ini.
Selain kejelasan, ejaan dan tanda baca yang tepat sangat penting untuk keberhasilan proposal. Terlalu sering, proposal yang dinyatakan brilian dibuang, hanya karena kesalahan dalam teks membuatnya sulit untuk dibaca. Pedoman proposal mengharuskan dokumen diperiksa secara menyeluruh untuk semua jenis kesalahan ejaan atau tanda baca sebelum proposal diajukan.
Ketika RFP tidak menentukan elemen seperti penggunaan elemen visual atau penyertaan halaman judul, pedoman proposal umum mengharuskan jenis tambahan ini ditambahkan ke dalam dokumen yang sudah jadi. Clip art, logo, tabel, dan gambar lainnya membantu memecah tampilan teks yang mencolok, memberikan kesegaran bagi mata saat dokumen dibaca. Namun, manfaatkan elemen visual dengan bijaksana. Memasukkannya tanpa alasan yang jelas sebenarnya akan merusak efektivitas proposal Anda, karena orang lain akan bertanya-tanya apa yang Anda coba sembunyikan di balik semua riasan jendela yang berlebihan itu.
Mengikuti panduan proposal dasar akan sangat meningkatkan potensi dokumen jadi Anda untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jika Anda tidak diberikan Permintaan Proposal formal dan tidak tahu harus mulai dari mana, gunakan contoh proposal untuk mendapatkan beberapa ide umum tentang bagaimana melanjutkannya. Dengan sedikit latihan, Anda akan segera dapat menyiapkan proposal yang akurat, mudah dibaca, terorganisir dengan baik, dan sangat mungkin untuk membantu Anda mencapai memenangkan bisnis atau dukungan yang Anda cari.