Pedoman pengarsipan UCC adalah aturan khusus untuk melengkapi dan mengirimkan formulir UCC kepada sekretaris negara. Mereka memberikan instruksi tentang cara mengisi bagian formulir yang berkaitan dengan nama debitur individu atau organisasi, nama pihak yang dijamin, dan agunan. Pedoman umumnya berasal dari Pasal 9 Uniform Commercial Code, dan beberapa pedoman sedikit dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan pengajuan online dan surat negara. Setiap negara bagian mengharuskan individu dan bisnis untuk mengirimkan formulir kode 1 UCC atau formulir kode 9 UCC yang sesuai dengan pedoman ini, atau formulir tersebut sering ditolak. Formulir disediakan oleh negara bagian di mana individu ingin mengajukan pengajuan UCC, tetapi Asosiasi Internasional Administrator Komersial (IACA) juga menawarkan formulir nasional yang diterima sebagian besar negara bagian.
Nama organisasi atau individu harus merupakan nama resmi lengkap yang tepat untuk memenuhi persyaratan pedoman pengarsipan UCC. Pasalnya, debitur bisa saja tertukar dengan utang lain, yang akan menghilangkan efektivitas pengajuan UCC. Nomor jaminan sosial debitur hanya diperlukan untuk jenis hak gadai tertentu, dan oleh karena itu kebingungan debitur dapat terjadi jika nama tidak diajukan dengan benar. Tujuan pengajuan UCC adalah agar kreditur memberitahukan kepada masyarakat tentang kepentingan jaminan atas agunan debitur. Ini sering memiliki efek hak gadai, meskipun kreditur harus menyempurnakan hak gadai secara terpisah.
Nama pihak yang dijamin adalah nama sah kreditur. Bisa juga nama penerima hak, yang merupakan individu atau organisasi yang kreditur mentransfer kepentingan keamanan. Ketika kreditur baru membeli pinjaman yang dijamin dari keamanan lama, transfer pinjaman sering disebut sebagai penugasan. Kreditur baru menjadi penerima hak, dan pedoman pengarsipan UCC yang berkaitan dengan pihak yang dijamin juga berlaku untuk penerima hak.
Salah satu aspek terpenting dari formulir adalah daftar jaminan debitur. Jaminan adalah milik pribadi yang digunakan debitur untuk menjamin pinjaman, dan dia tidak dapat menjual, mentransfer, atau melepaskannya karena kreditur memiliki kepentingan di dalamnya. Pedoman pengarsipan UCC untuk mendaftarkan agunan seringkali langsung. Debitur harus mencantumkan hanya agunan dan bukan informasi asing, dan itu harus mencakup deskripsi singkat dari setiap item. Misalnya, kreditur tidak boleh menggunakan bagian formulir itu untuk mencantumkan nama dan alamat penerima hak untuk setiap item. Informasi tersebut tidak dimasukkan ke dalam catatan publik dan seringkali tidak dapat dicari oleh publik.