Rekonsiliasi buku besar merupakan langkah penting dalam memastikan bahwa kegiatan keuangan organisasi telah dicatat dengan benar, sehingga laporan keuangan organisasi dapat dipercaya sebagai cerminan akurat dari kondisi keuangannya. Rekonsiliasi itu sendiri mengacu pada membandingkan catatan yang berbeda untuk tujuan memastikan bahwa angka-angka itu akurat dan sesuai dan, jika tidak, membawa mereka ke dalam kesepakatan. Mirip dengan rekonsiliasi buku cek pribadi seseorang, rekonsiliasi buku besar melibatkan verifikasi bahwa semua transaksi organisasi selama periode tersebut dicatat dengan benar. Rekonsiliasi buku besar, tentu saja, jauh lebih kompleks dan sering terkomputerisasi; meskipun demikian, rekonsiliasi buku besar perusahaan besar terkadang bisa memakan waktu berhari-hari.
Langkah pertama dalam proses rekonsiliasi buku besar adalah memastikan bahwa mereka yang bertanggung jawab atas rekonsiliasi tidak terlibat dalam posting akun-akunnya. Memiliki sistem checks and balances sangat penting untuk mencegah penipuan atau penggelapan. Demikian juga, catatan permanen dan kontemporer harus disimpan dari semua transaksi. Misalnya, semua pendapatan harus segera dicatat dan disimpan setiap hari di bank. Perbedaan antara jumlah yang disetorkan ke bank dan pendapatan mungkin hanya kesalahan administrasi, tetapi mungkin juga mengungkap aktivitas penipuan.
Jumlah entri dalam buku besar pembantu diposting ke “akun rekonsiliasi” di buku besar. Entri dalam buku besar pembantu, seperti hutang atau piutang, harus dibandingkan dengan dokumen pendukungnya, dan jumlah entri di setiap buku besar pembantu harus dibandingkan dengan entri yang sesuai di buku besar. Ada beberapa kemungkinan kesalahan yang berbeda yang mungkin dibuat dalam posting ke buku besar, dan kebanyakan dari mereka tidak melibatkan penipuan atau penggelapan. Misalnya, item mungkin diposting dengan jumlah uang tunai yang tepat, tetapi ke akun yang salah, atau angka dalam posting dapat dialihkan. Rekonsiliasi buku besar yang menyeluruh harus mengungkap kesalahan ini. Ketika kesalahan atau perbedaan ditemukan, mereka tidak boleh dikoreksi, tetapi dicatat secara terpisah dan diposting sebagai entri rekonsiliasi.
Salah satu rekonsiliasi buku besar yang paling penting adalah rekonsiliasi kas, yang membandingkan entri buku besar dengan catatan setoran bank. Meskipun kesalahan yang ditemukan pada tahap ini mungkin merupakan kesalahan perhitungan administrasi yang sederhana, kesalahan tersebut harus ditanggapi dengan sangat serius; jika tidak tertangkap, mereka dapat mengakibatkan salah saji posisi keuangan perusahaan pada laporan keuangan, yang diambil seluruhnya dari buku besar.
Elemen penting lainnya dari rekonsiliasi buku besar adalah neraca saldo, yang hanya membandingkan jumlah semua debit dengan jumlah semua kredit. Jika dua total tidak sama, akun tidak seimbang dan setidaknya, kesalahan harus dilacak dan entri koreksi dibuat.
Apalagi dalam organisasi besar, tidak bijaksana menunggu penyusunan laporan keuangan untuk merekonsiliasi buku besar. Sebaliknya, rekonsiliasi akun buku besar harus dilakukan secara berkelanjutan saat posting dibuat, dan komponen yang terdiri dari buku besar pembantu harus ditinjau dan direkonsiliasi sesering mungkin. Neraca saldo juga harus diambil sesering mungkin, tetapi tidak boleh kurang dari sebulan sekali.