Keuntungan terbesar dari konferensi video adalah efisiensi dan biaya. Dalam konferensi video, tidak ada yang harus melakukan perjalanan lebih jauh dari layar komputer mereka. Peserta dapat masuk dari mana saja, dan yang biasanya diperlukan hanyalah teknologi komputer dasar dan beberapa jenis perangkat lunak konferensi video. Penghematan biaya biasanya sangat besar. Tidak hanya biaya perjalanan dan waktu yang hilang dalam transit yang dihemat, tetapi ruang konferensi tidak harus disewa, dipesan, atau dipelihara.
Seiring dengan semakin maraknya Internet di mana-mana, penggunaan konferensi video online semakin populer di dunia bisnis. Konferensi video memungkinkan perusahaan, organisasi, dan kelompok perdagangan lainnya untuk menyiarkan konferensi mereka secara online secara real time. Hal ini memungkinkan partisipasi yang jauh lebih kuat, baik dari peserta yang berlokasi jauh maupun peserta lokal yang mungkin tidak punya waktu untuk meninggalkan kantor atau bepergian ke luar kota.
Hari-hari awal konferensi video ditandai oleh komponen video hingga konferensi kehidupan nyata. Kelebihan dari konferensi video semacam ini tetap berlaku dan masih digunakan sampai sekarang. Banyak konferensi besar yang disiarkan secara simultan atau webcast dalam versi streaming online, untuk memungkinkan partisipasi jarak jauh. Peserta yang menonton konferensi video online ini biasanya dapat berpartisipasi dengan mengirim email ke moderator atau melalui fitur obrolan interaktif di situs konferensi video.
Keuntungan konferensi video hanya berkembang dengan perubahan teknologi. Sementara webcast masih merupakan cara umum menggunakan teknologi konferensi video untuk mengintegrasikan peserta jarak jauh, teknologi ini juga digunakan untuk menghubungkan peserta jarak jauh secara eksklusif. Salah satu keuntungan utama dari perangkat lunak konferensi video saat ini adalah kemampuan untuk menyelenggarakan rapat dan konferensi online secara eksklusif.
Sistem konferensi video umumnya tidak rumit, dan peralatan konferensi video yang relatif sedikit diperlukan untuk menyelenggarakan rapat online yang sukses. Semua yang biasanya diperlukan adalah komputer siap-Internet, kamera web, dan beberapa bentuk perangkat lunak konferensi video. Biasanya ada cukup banyak paket perangkat lunak untuk dipilih, dari program berbasis web gratis hingga aplikasi yang lebih aman dan dilindungi kata sandi. Beberapa program konferensi mampu mengubah ponsel menjadi kantor bergerak, dan sebagian besar memungkinkan akses dari mana saja selama ada koneksi Internet.
Salah satu keuntungan utama konferensi video adalah kemampuan untuk mengumpulkan orang dengan cepat dari berbagai tempat dan zona waktu. Sebagian besar program perangkat lunak membuat “ruang pertemuan” virtual di mana para peserta dapat masuk, mengaktifkan kamera web mereka, dan berpartisipasi serta berinteraksi satu sama lain seolah-olah mereka semua berada di ruangan yang sama. Konferensi video dapat dirancang sebagai diskusi meja bundar atau sebagai presentasi oleh satu orang atau lebih. Sebagian besar waktu, peserta dapat terlihat mengobrol satu sama lain melalui video dan tidak diturunkan ke ruang obrolan atau korespondensi email. Peserta juga dapat dengan mudah mengunggah dan mengunduh dokumen selama konferensi video.
Keuntungan konferensi video lainnya adalah kemampuan siap untuk mengarsipkan proses. Sebagian besar waktu, konferensi video dapat disimpan, dicadangkan, dan ditinjau di lain waktu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki catatan dari semua yang dilakukan atau diputuskan pada pertemuan tanpa harus menunjuk satu peserta sebagai sekretaris atau perekam.
Semakin banyak perusahaan yang memilih konferensi video daripada konferensi tradisional, baik sebagai cara menghemat uang maupun sebagai sarana untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan ini, lebih banyak orang sering dapat berpartisipasi, dengan sedikit atau tanpa biaya kepada siapa pun. Sementara ada sesuatu yang hilang tanpa adanya pertemuan tatap muka yang sebenarnya, bagi perusahaan dengan kantor di banyak kota atau bahkan beberapa negara, keuntungan konferensi video sulit dikalahkan.